Управление отпуск и отсутствия

Что нужно знать перед чтением. В настоящее время Djaboo не управляет запросами на отпуск или расчетами остатков. Модуль «Управление персоналом» охватывает личные дела сотрудников, должности, контракты, адаптацию и обучение. На этой странице объясняются правила и методология; отслеживание отпусков по-прежнему осуществляется вашей системой расчета заработной платы или вашей бухгалтерской фирмой.

Почему управление по уходу за ребенком быстро становится неуправляемым?

Пока команда небольшая, достаточно общего файла. Но как только штат растет, проблемы начинают накапливаться: два сотрудника запрашивают одни и те же даты, и никто этого не замечает, менеджер устно одобряет запрос, а затем забывает, больничный меняет баланс, который никто не пересчитывает. Дело не в доброй воле. Дело в объеме и сложности.

Оплачиваемый отпуск — не единственный вид отсутствия на работе, который необходимо отслеживать. Помимо стандартного оплачиваемого отпуска, существуют также компенсационные отгулы, неоплачиваемый отпуск, больничный, отпуск по семейным обстоятельствам и необоснованные отсутствия. Каждый вид регулируется различными правилами: метод расчета, влияние на баланс отпуска, необходимая документация и процесс утверждения. Управление всем этим в одном файле Excel без формализованного рабочего процесса — это как строительство дома без чертежа.

Кроме того, произошли изменения в трудовом законодательстве. Закон от 22 апреля 2024 года внес изменения в правила начисления оплачиваемого отпуска во время больничного. Коллективные договоры часто содержат более благоприятные положения, чем Трудовой кодекс. Политика предоставления отпусков, разработанная три года назад, может быть уже частично устаревшей.

Различные типы отсутствий, которые необходимо отслеживать.

Процесс запроса и проверки

Для того чтобы процесс утверждения был эффективным, он должен быть задокументирован, понятен всем и последовательно применяться во всех отделах. Вот шаги, которые помогут создать надежный процесс.

Шаг 1: Запрос сотрудника

Сотрудник подает заявление через официальный канал, определенный компанией (бумажный бланк, электронный инструмент, онлайн-портал отдела кадров). Он указывает желаемые даты, вид отсутствия и, при необходимости, прилагает подтверждающие документы. Заявление должно быть оформлено документально: устное заявление в коридоре не имеет юридической силы в случае спора.

Шаг 2: Проверка совместимости

Непосредственный руководитель проверяет, не создает ли запрос критической нехватки персонала, не совпадает ли с заблокированным периодом и соответствуют ли установленным правилам приоритета (стаж работы, семейное положение, ежегодная ротация). Эта проверка должна основываться на актуальном виде графика работы команды, а не на заученной информации.

Шаг 3: Подтверждение или обоснованное отклонение

Руководитель утверждает или отклоняет запрос в разумные сроки. Трудовой кодекс не устанавливает строгих юридических сроков для ответа на запрос работника, но длительный отказ без ответа подвергает работодателя риску: если работник увольняется после того, как сообщил работодателю о желаемых датах, не получив явного отказа, отсутствие не считается оставлением работы. Любой отказ должен быть обоснован и содержать предложение альтернативных дат. В соответствующем коллективном договоре могут быть указаны конкретные сроки ответа.

Шаг 4: Обновление счетчика

После подтверждения запроса баланс сотрудника обновляется немедленно. Именно на этом этапе ручные системы чаще всего дают сбой: проверка выполнена, но обновление счетчика забыто или отложено, что приводит к расхождениям между отображаемым балансом и фактическим балансом.

Шаг 5: Подтверждение сотруднику

Сотрудник получает письменное подтверждение одобрения или отклонения. Эта запись защищает обе стороны в случае последующих разногласий относительно дат или остатка.

Счетчик баланса: что он должен показывать

Плохо спроектированный счетчик отпускных дней хуже, чем его отсутствие: он создает ложное чувство безопасности. Чтобы быть надежным, счетчик отпускных дней должен отображать для каждого сотрудника:

• Количество дней, начисленных за текущий отчетный период (с 1 июня по 31 мая, если иное не оговорено в соглашении).
• Количество дней, затраченных в течение этого же периода.
• Оставшийся доступный баланс
• Количество дней, ожидающих проверки (заявки поданы, но еще не обработаны)
• Возможная возможность переноса неиспользованного отпуска с предыдущего периода в случаях, когда перенос разрешен.
• Тип применяемого расчета: рабочие дни или дни занятости, в зависимости от выбора компании.

Для сотрудников, находящихся на больничном, остаток отпуска должен включать права, приобретенные во время отпуска в соответствии с новыми правилами, принятыми в рамках закона от 22 апреля 2024 года. Остаток, не учитывающий это изменение, недооценивает права сотрудника и может повлечь за собой для компании иск о невыплаченном отпуске.

Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, право на отпуск такое же, как и для сотрудников, работающих полный рабочий день: 30 рабочих дней в год. Однако метод расчета отпуска может отличаться в зависимости от графика работы.

Предоставление отпуска: что работодатель может потребовать или отказать в предоставлении отпуска.

Организация отпусков находится в компетенции руководства работодателя. Оно может устанавливать периоды предоставления отпусков, определять порядок их предоставления и, в некоторых случаях, устанавливать конкретные даты. Однако эти полномочия имеют ограничения.

Что может потребовать работодатель:

• Закрытие компании на определенный период (коллективный отпуск) и требование к сотрудникам взять отпуск в течение этого периода при условии, что они будут уведомлены об этом заблаговременно.
• Отказ в предоставлении запрошенных сотрудником дат по соображениям непрерывности работы или высокой загруженности допускается при условии, что такой отказ не является злоупотреблением и сотрудник предлагает альтернативные даты.
• Изменение ранее предоставленных дат отпуска допускается только в исключительных случаях и должно соответствовать сроку уведомления, установленному законом или коллективным договором, который может включать более благоприятные положения.

Что работодатель не может делать:

• Бессрочный отказ в предоставлении отпуска сотруднику: каждый сотрудник должен иметь возможность эффективно воспользоваться своим отпуском в течение установленного законом срока.
• Отказ в предоставлении отпуска в связи с семейным событием (свадьба, рождение ребенка, смерть близкого человека): это право является абсолютным; работодатель не может ему препятствовать.
• Изменение дат отправления без соблюдения установленного законом срока уведомления запрещено, за исключением исключительных обстоятельств.
• Замена неиспользованных дней отпуска денежной компенсацией, за исключением случаев расторжения трудового договора.

При определении порядка увольнений работодатель должен учитывать семейное положение сотрудников, их стаж работы и любую работу, которую они могут иметь у другого работодателя. Супруги и гражданские партнеры, работающие в одной компании, имеют право на одновременный отпуск.

Чего не может сделать электронная таблица

Excel по-прежнему остается основным инструментом для многих малых и средних предприятий, позволяющим отслеживать отпуска. Он работает до определенного момента. После этого его ограничения превращаются в реальные риски.

• Отсутствует формализованный процесс проверки. Запросы поступают по электронной почте, SMS или вслух. Отслеживание отсутствует, достоверной истории нет.
• Обновления в режиме реального времени отсутствуют. Два менеджера могут одобрить два противоречащих друг другу запроса в один и тот же день, даже не подозревая об этом, поскольку каждый работает над своей версией файла.
• Ненадежные расчеты. Сотрудник, принятый на работу в течение года, сотрудник, работающий неполный рабочий день, больничный с приобретением прав: каждый конкретный случай требует ручного расчета, с которым формулы Excel справляются плохо или не справляются вовсе.
• Автоматических оповещений нет. Отрицательный баланс, неиспользованный отпуск по мере приближения конца отчетного периода, неотвеченный запрос: электронная таблица ничего не показывает.
• Для менеджеров отсутствует прозрачность. Чтобы узнать, кто из вашей команды будет отсутствовать на следующей неделе, необходимо открыть нужный файл, в нужной вкладке и в нужной версии.
• Риск нарушения GDPR. Файл Excel, отправленный по электронной почте и содержащий данные об отсутствии сотрудников на работе (включая больничные), не соответствует требованиям безопасности GDPR.
• Интеграция невозможна. Электронная таблица не взаимодействует с вашим инструментом планирования или системой управления проектами. Информацию необходимо вводить вручную на каждом этапе.

Наиболее распространенные ошибки

Не делайте различий между рабочими днями и рабочими днями.

Французский трудовой кодекс рассчитывает оплачиваемый отпуск в рабочих днях (с понедельника по субботу, за исключением государственных праздников). Некоторые компании используют рабочие дни (с понедельника по пятницу). Оба метода являются законными при условии их последовательного применения и не менее благоприятного для работника результата. Смешивание двух методов в одном файле или изменение методов в процессе без перерасчета остатков приводит к ошибкам, которые могут накапливаться в течение нескольких лет.

Забудьте о раздельных днях.

Если сотрудник использует часть своего основного отпуска вне установленного законом периода (с 1 мая по 31 октября), он может иметь право на дополнительные дни отпуска, известные как разделенные дни отпуска. Работодатели часто упускают это право из виду, что приводит к недооценке оставшегося отпуска. В коллективном договоре могут быть предусмотрены другие правила.

Несообщение сотруднику о его возвращении с больничного

С 22 апреля 2024 года работодатели обязаны в течение месяца после возвращения сотрудников на работу сообщать им о количестве накопленных отпускных дней и сроке их использования. Если эта информация не предоставлена, 15-месячный период переноса не начинается. Работодатели, не выполнившие это требование, не могут допустить истечения срока действия отпускных прав сотрудников.

Утверждение заявок на отпуск без проверки доступного баланса

Руководитель, одобряющий запрос без проверки фактического остатка отпускных дней сотрудника, может создать отрицательный баланс. По окончании контракта компенсация за неиспользованные дни отпуска будет рассчитываться исходя из фактически накопленных дней, а не из предоставленных. Если сотрудник использовал больше дней, чем ему было положено, работодателю может быть сложно исправить ситуацию.

Применение одних и тех же правил ко всем без проверки коллективного договора.

Трудовой кодекс устанавливает минимальный срок отпуска. Коллективный договор, действующий в вашей отрасли, может предусматривать дополнительные периоды отпуска, другие сроки уведомления, более благоприятные правила переноса отпуска или определенные виды отпуска. Применение только правовых норм без проверки положений коллективного договора может привести к тому, что компания столкнется с претензиями по поводу неоплачиваемого отпуска.

Управление необоснованными отсутствиями без письменной процедуры.

Необоснованное отсутствие на работе рассматривается иначе, чем отказ в предоставлении отпуска или необоснованный больничный. Без письменной процедуры, определяющей сроки предоставления подтверждающих документов и последствия несоблюдения этих сроков, работодатель, инициирующий дисциплинарное разбирательство, оказывается без веских оснований для защиты своих интересов.