Организационная схема компании — это диаграмма, показывающая, кто чем занимается и кто кому подчиняется. Хорошо составленная схема позволяет с первого взгляда понять обязанности, без необходимости проведения совещаний или составления многостраничных документов.
| Сотрудник | Пост | Вложение |
|---|---|---|
| Г-н Десрош | Руководство | Анкеты |
| А. Бертье | Менеджер по продажам | Руководство |
| Л. Фабр | Менеджер по производству | Руководство |
| К.Нгуен | Поверенный в делах | Менеджер по продажам |
Должности, подчиненность и отделы уже существуют в ваших кадровых записях.
Организационная схема начинается со списка: кто какую должность занимает, в каком отделе и с кем? Эта информация уже есть в кадровом реестре; её нужно просто использовать.
На каждого сотрудника должен приходиться только один непосредственный руководитель, если только не используется матричная структура. Если установить эти взаимоотношения однозначно невозможно, уточнение требуется в самой организации, а не в ее структуре.
Организационная схема без указания даты не подлежит проверке. Опубликованная в общем пространстве с указанием даты обновления, она становится общим ориентиром для команд и новых сотрудников.
Проверенная процедура найма создает запись, которая затем используется для формирования схемы и назначения на проекты.
Организационная схема — это графическое представление структуры компании. Каждый блок соответствует должности или отделу, а каждая линия представляет собой иерархическое звено. Схема читается сверху вниз: руководство находится наверху, а оперативные подразделения — внизу.
Данная схема предназначена для внутреннего использования. Она не имеет юридической силы, но служит общим ориентиром для всех сотрудников, и именно это делает её полезной. Чёткая организационная схема позволяет избежать повторяющихся вопросов типа: «У кого мне нужно получить это одобрение?»
Организационная схема показывает официальную структуру организации, а не реальное положение дел в коллективе. Она ничего не говорит об индивидуальной рабочей нагрузке, межфункциональных проектах или фактическом влиянии отдела на принятие решений. Ее следует понимать как карту обязанностей и иерархических связей, а не как полное описание организации.
Аналогичным образом, это не заменяет должностные инструкции или соглашения о передаче полномочий. Эти документы описывают конкретные задачи и обязанности; организационная структура просто помещает каждую должность в общую структуру.
Основное назначение организационной схемы — уточнение обязанностей. В компании из пятнадцати человек каждый знает своего непосредственного руководителя, но редко знает точную роль каждого другого. Организационная схема компании, отображаемая или распространяемая внутри организации, напрямую отвечает на этот вопрос.
Второе применение — адаптация. Новый сотрудник, узнавший о структуре компании в свой первый рабочий день, экономит несколько недель проб и ошибок. Предоставление ему организационной схемы, включая имена, должности и отделы, является одним из наиболее полезных инструментов адаптации, наряду с правилами компании и должностной инструкцией.
Третье применение — проекция. Перед созданием отдела, наймом руководителя или слиянием двух отделов, составление целевой организационной схемы позволяет визуализировать появляющиеся иерархические уровни, исчезающие и области, которые в итоге оказываются без четкой связи.
Четвертое применение — внешнее. Для участия в тендерах, подачи банковских заявок и получения определенных сертификатов требуется актуальная организационная структура. Наличие готовой структуры позволяет избежать необходимости ее спешного перестроения, что сопряжено с риском включения в нее сотрудников, уволившихся полгода назад.
Существует четыре основных типа организационных схем. Выбор зависит от размера компании, ее отрасли и способа внутренней коммуникации документов.
Иерархическая организационная структура представляет собой классическую пирамидальную модель. На вершине находятся руководители, за ними следуют начальники отделов, затем руководители групп и, наконец, рядовые сотрудники. Каждая должность имеет одного вышестоящего руководителя, и иерархические отношения однозначны.
Это самый простой для чтения тип документов и наиболее распространенный в малых и средних предприятиях. Его недостаток становится очевидным, как только документы охватывают несколько команд: вертикальная организационная схема не отображает эти межфункциональные связи.
Организационная схема группирует должности по функциям, а не по отдельным сотрудникам: продажи, производство, администрация, управление персоналом. Она выделяет должности и содержание работы, что делает ее полезной для представления компании внешним сторонам или для выявления пробелов в навыках.
Такая организационная схема хорошо подходит для структур, где один человек занимает несколько должностей, что часто встречается в компаниях с численностью персонала менее двадцати человек. Она отражает организацию по блокам навыков, не назначая каждому сотруднику фиксированную роль.
Матричная организационная структура накладывает друг на друга две логики: иерархическую связь с отделом и функциональную связь с проектом. Таким образом, разработчик отчитывается перед техническим руководителем по вопросам карьерного роста, а по вопросам повседневной работы — перед менеджером проекта.
Эта матричная модель точно отражает реальность компаний, работающих в проектном режиме. Однако она требует четких правил относительно того, кто выступает арбитром в случае конфликта приоритетов; в противном случае сотрудники оказываются зажатыми между двумя указаниями.
Горизонтальная организационная схема, которую иногда называют плоской организационной схемой, сводит иерархические уровни к минимуму. Она встречается в небольших структурах и молодых компаниях, где менеджер непосредственно руководит всеми командами.
Текст читается слева направо, а не сверху вниз. Такое горизонтальное расположение передает сообщение: автономия имеет приоритет над иерархической структурой подчиненности. Ее возможности достигают предела, когда численность персонала растет, и количество людей, подчиняющихся одному руководителю, становится неуправляемым.
Тип | чтение | Удобно |
|---|---|---|
Иерархический | Вертикально, сверху вниз. | Традиционные структуры, малые и средние предприятия с численностью персонала от 20 до 200 человек. |
функциональная | По профессиональным блокам | Малый бизнес, внешняя презентация, определение уровня навыков |
Матрица | Двойное крепление | Проектные компании, агентства, дизайнерские бюро |
горизонтальный | Слева направо | Небольшие команды, молодые и автономные структуры |
Создание организационной структуры начинается со списка, а не с графического инструмента. Перечислите каждую должность, включая имя сотрудника, должность и отдел. Эта информация уже есть в ваших кадровых документах; просто извлеките её.
Используйте данные переписи для выявления вакантных должностей и задач, выполняемых несколькими людьми. Именно они создадут проблемы при составлении организационной структуры.
Для каждой должности укажите, кому она подчиняется. Правило простое: только один непосредственный руководитель на человека, если только вы не используете матричную структуру. Если вы не можете определить эту связь для должности, это указывает на то, что ответственность в реальной организации нечетко определена, и организационная схема не решит эту проблему.
Далее выберите тип, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Иерархическая организационная схема для быстрого обзора цепочки подчинения, функциональная организационная схема для представления ролей и обязанностей или матричная организационная схема, если файлы находятся в разных отделах. Один и тот же набор данных можно использовать для создания всех трех представлений.
Схема должна оставаться читаемой на одной странице. Ограничьте количество отображаемых иерархических уровней четырьмя или пятью, используйте разные цвета для каждого отдела и сохраняйте одинаковый размер ячеек для всех должностей одного уровня. Нечитаемая организационная схема будет проигнорирована.
Если структура компании слишком сложная, создайте общую схему и подробную схему для каждого отдела. Это решение эффективнее, чем одна нечитаемая страница, и упрощает внесение изменений.
Организационная схема — это в равной степени политический и организационный инструмент. Перед распространением её следует утвердить у руководства, обратив особое внимание на два момента: точное указание должности каждого менеджера и названия команд. Неправильно расположенная ячейка воспринимается как предупреждающий знак, даже если намерение было чисто практическим.
Разместите организационную схему в интранете или в общем рабочем пространстве, четко указав дату ее последнего обновления. Затем установите график ее пересмотра: обновляйте ее после каждого нового сотрудника, увольнения и смены должности. Организационная схема, которая не обновляется, становится бесполезной менее чем за год.
Для небольшой команды достаточно электронных таблиц или приложения для создания презентаций. Преимущество в том, что все умеют ими пользоваться. Недостаток в том, что все приходится перерисовывать при каждом изменении, что объясняет, почему так много организационных схем никогда не обновляются.
Онлайн-инструменты для графического дизайна, включая Canva, предлагают готовые к настройке шаблоны организационных диаграмм. Вы выбираете шаблон, заменяете заголовки, корректируете цвета и экспортируете. Это самый быстрый способ получить аккуратный результат без навыков дизайна и наиболее подходящий вариант, если организационная диаграмма в основном используется для внешней коммуникации.
Последний вариант — начать с уже имеющихся данных. Когда данные о сотрудниках, их должности и отделах централизованы в управленческом приложении, организационная схема генерируется на основе существующей информации, а не вводится заново. Такой подход минимизирует расхождения между отображаемой диаграммой и реальным положением дел в организации.
Вот типовая модель для адаптации. Она соответствует компании с командами примерно из двадцати сотрудников, управленческой командой и четырьмя отделами.
Уровень | Пост | Вложение |
|---|---|---|
1 | Исполнительная дирекция | Анкеты |
2 | Ответственный рекламный ролик | Исполнительная дирекция |
2 | Менеджер по производству | Исполнительная дирекция |
2 | Ответственный администратор и финансист | Исполнительная дирекция |
2 | Менеджер по персоналу | Исполнительная дирекция |
3 | Временные поверенные в делах | Ответственный рекламный ролик |
3 | Руководители проекта | Менеджер по производству |
3 | Бухгалтер, административный помощник | Ответственный администратор и финансист |
4 | Технические специалисты и консультанты | Руководители проекта |
Этот шаблон можно настроить за три минуты: заменить заголовки своими, добавить имена и удалить ненужные уровни. Для компании с численностью персонала менее десяти человек обычно достаточно двух уровней.
Фотокаталог отображает лица, организационная схема показывает взаимоотношения. Оба варианта полезны и дополняют друг друга, но их сочетание приводит к загромождению страницы, где организационная структура становится нечитаемой. Сохраните фотографию для внутреннего каталога.
Добавление графы «будущий директор по операциям» для демонстрации амбиций вносит путаницу. Организационная схема описывает ситуацию в конкретный момент времени. Должности, находящиеся в стадии развития, должны быть в четко определенной целевой структуре, а не в организационной схеме, распространенной среди всех сотрудников.
Каждый добавленный уровень увеличивает продолжительность процесса принятия решений. Когда организационная схема показывает шесть уровней для пятидесяти человек, проблема не в самой схеме, а в структуре, которую она раскрывает. Организационная схема, по крайней мере, имеет то преимущество, что делает видимым то, что никто не осмеливался сформулировать.
Организационная схема без указания даты не поддается проверке. Читатель не сможет определить, рассматривает ли он текущую схему или схему двухлетней давности. Всегда указывайте дату внизу страницы.
Представление организационной структуры на совещании команды предоставляет редкую возможность обсудить саму организацию. Вопросы, возникающие в ходе этого совещания, часто оказываются наиболее интересными: отдел, чувствующий себя изолированным, роль, которую, как считали два человека, они выполняли, иерархические отношения, которые никто не оговаривал явно.
На веб-сайте компании или в приложении организационная схема обеспечивает уверенность. Она показывает, что компания структурирована, что определены ключевые контактные лица и что заявленный размер является точным. Для этой цели достаточно упрощенной версии без имен.
С точки зрения управления персоналом, организационная структура служит основой для выполнения ряда задач: оценки персонала, подготовки к ежегодным оценкам эффективности работы и определения потенциальных кандидатов на ключевые должности. Это также первый документ, к которому обращаются перед началом процесса подбора персонала, чтобы проверить, какое место новая должность занимает в организации.
Полезность организационной структуры различается в зависимости от того, пять, пятьдесят или пятьсот человек в компании. Понимание того, какой вклад должна вносить организационная структура в работу компании, позволяет избежать чрезмерного или недостаточного внимания к ее разработке.
При таком размере иерархия состоит из двух уровней, и все общаются. Поэтому организационная схема используется преимущественно во внешних отношениях: включение её в деловой файл обеспечивает структурированную картину и помогает клиенту или партнёру определить своего контактного лица. Создать её легко; на это потребуется всего полчаса.
Когда в компании работает от двадцати до ста сотрудников, организационная структура становится крайне важной. Быстро растет число новых сотрудников, появляются новые отделы, и никто уже не знает всех внутри компании. Организационная структура становится основным инструментом для понимания того, кто за что отвечает, и ее обновление должно быть структурировано как процесс с назначенным руководителем, ответственным за него.
В крупных компаниях организационная структура разбита на несколько представлений: групповое, по отделам и по подразделениям. Цель состоит уже не в том, чтобы показать всё, а в том, чтобы позволить каждому визуализировать свою зону ответственности и непосредственные контакты. Специальные инструменты заменяют нарисованные от руки схемы, и полная иерархия больше никогда не представляется на одной странице.
Если цель — внутренняя коммуникация, отдавайте приоритет читабельности, а не полноте информации. Добавление имен и контактных данных сотрудников делает организационную структуру более динамичной. Опубликованная во внутренней сети, она помогает новым сотрудникам понять структуру компании, не вызывая при этом множества вопросов, и облегчает общение между отделами, которые редко взаимодействуют друг с другом.
Если цель — управление персоналом, то важны данные: численность персонала по отделам, соотношение менеджеров и количество вакансий. Организационная структура в этом случае становится аналитическим инструментом. Она показывает, что один менеджер руководит пятнадцатью людьми или что весь отдел зависит от одного эксперта.
Если цель — представить компанию, то презентация имеет первостепенное значение. Профессиональный графический дизайн, созданный с помощью таких инструментов, как Canva или презентационная программа, дает лучший результат, чем схема, наспех составленная в электронной таблице. Адаптируйте цвета к фирменному стилю и удалите любую личную информацию перед распространением.
Агентство, насчитывающее пятнадцать человек, редко работает в строгой пирамидальной структуре. Руководство курирует два отдела: креативный и консалтинговый, а в проектах участвуют сотрудники обоих отделов. Это типичный случай, когда матричная организационная схема оказывается наиболее эффективной: она четко показывает как постоянные линии подчиненности, так и распределение задач по проектам.
Предприятие с несколькими торговыми точками опирается на простую и повторяющуюся структуру: управляющий магазином, продавцы и централизованная служба поддержки, занимающаяся администрированием и бухгалтерским учетом. Создание организационной схемы в первую очередь предполагает визуализацию магазинов рядом друг с другом, что облегчает сравнение численности персонала.
Компания организует свои команды по уровню опыта, а не по отделам. Организационная структура принимает форму пирамиды рангов, от младшего специалиста до партнера, а проекты служат сквозными темами. Эта структура понятна сотрудникам, которые сразу видят доступные им карьерные пути.
Во всех трех случаях выбранная диаграмма была обусловлена не ее эстетической привлекательностью, а практической пользой. Успешная организационная диаграмма отвечает потребностям, выявленным еще до использования инструмента для ее создания. Это единственное важное правило: определите потребность, а затем выберите тип и инструмент, которые наилучшим образом ее удовлетворяют.
Этот контрольный список позволяет за пять минут убедиться в готовности организационной схемы. Он подходит для всех типов организационных схем, от самых вертикальных до самых матричных.
Необходимость зафиксирована. Вы знаете, должен ли документ служить для уточнения ролей внутри компании, для помощи новичку сориентироваться или для предоставления структурированного видения внешнему миру.
На каждой должности есть занимающий её человек. Неназванная должность должна быть помечена как вакантная и никогда не должна оставаться незанятой.
Каждая звено подчинения явно указано. Взаимосвязь между двумя блоками понятна без колебаний.
Иерархия помещается на одной странице. При наличии более пяти уровней лучше организовать несколько представлений: основное представление и представления для каждого сервиса.
Заголовки соответствуют заголовкам контрактов. Использование внутренней терминологии делает документ непонятным для третьей стороны и вынуждает адаптировать его для каждой сделки.
Дата указана внизу страницы. Это наиболее часто упускаемая из виду деталь, но она имеет решающее значение для доверия к документу.
Формат по-прежнему легко настраивается. Редактируемый файл, будь то электронная таблица, сервис вроде Canva или специализированное программное обеспечение, лучше, чем статическое изображение.
Назначается владелец. Ответственное лицо отвечает за обновление, и весь процесс документируется.
Внешняя версия удаляется. В версии, распространяемой за пределами компании, не должно оставаться никаких персональных данных.
Документ доступен. Хранимый в месте, известном всем, он будет использоваться для доступа и облегчит каждую интеграцию; спрятанный в папке, он будет бесполезен.
Для очень небольшого бизнеса создание организационной структуры занимает час: сбор информации, составление схемы и проверка. Для малого или среднего предприятия (МСП) с пятьюдесятью сотрудниками достаточно половины дня на первое обновление, а затем несколько минут на каждое последующее. Это небольшие инвестиции, учитывая экономию времени с каждым новым сотрудником, а полученная организационная структура остается актуальной в течение нескольких месяцев.
Актуальная организационная структура предоставляет три конкретных преимущества. Она помогает новым сотрудникам ознакомиться со структурой компании, не требуя от коллег оставаться в команде целую неделю. Она упрощает принятие решений, поскольку четко определено основное контактное лицо по тому или иному вопросу. И она позволяет лучше планировать будущий набор персонала, поскольку сразу видно, какое место занимает данная должность в организации.
Никакой инструмент не заменит эту подготовительную работу, но эффективный инструмент значительно упростит ее поддержание. Независимо от того, выберете ли вы электронную таблицу, онлайн-сервис, такой как Canva, или программное обеспечение для управления проектами, ключевым моментом является организация регулярных обновлений и обеспечение всем участникам легкого доступа к документу. Команды, использующие такой подход, быстро осознают преимущества: их диаграмма действительно полезна и облегчает интеграцию новых членов команды.
Организационная структура показывает, кто кому подчиняется, но не кто принимает решения. Матрица RACI заполняет этот пробел: для каждого вида деятельности она определяет лицо, принимающее решение, лицо, утверждающее его, лиц, с которыми проводились консультации, и тех, кто просто был проинформирован. Одной страницы достаточно для пятнадцати или двадцати действительно важных видов деятельности.
Интерес сразу же возникает к общим вопросам: утверждение коммерческих предложений, реагирование на жалобы и закупки на сумму свыше определенного уровня. Именно эти решения вызывают наибольшее внутреннее недовольство, и их нельзя разрешить простым разделением на вертикальные линии.
В письменном документе о делегировании полномочий указывается, какие обязанности может выполнять лицо от имени компании, в каких пределах и на какой срок. Это юридический документ, отдельный от общей структуры. Эти два документа должны оставаться неизменными: делегирование полномочий лицу, не фигурирующему в иерархической цепочке, создает двусмысленность, которую никто не сможет разрешить в случае спора.
Если у работодателя одиннадцать или более сотрудников в течение двенадцати месяцев подряд, он обязан создать производственный совет (или социально-экономический комитет). Избранные представители не фигурируют в иерархической структуре, поскольку их полномочия не ставят их в подчиненное положение. Они перечислены отдельно на полях, чтобы избежать путаницы.
Многие малые предприятия работают с внештатными сотрудниками. Включение их в один раздел с наемными работниками — ошибка, в том числе и с юридической точки зрения: это усиливает презумпцию подчиненности. Размещайте их отдельно, в отдельной графе для партнеров, с явным указанием их статуса.
Когда команды географически рассредоточены, визуальные подсказки приобретают всё большее значение, а не меньшее. Неформальные встречи, позволявшие всем узнать, кто чем занимается, больше не актуальны. Публикация карты ролей в чате со ссылкой вверху канала — полезная альтернатива разговорам в коридоре.
Хорошее наглядное пособие не заменяет матрицу принятия решений, делегирование полномочий или диалог. Оно просто устанавливает общую отправную точку, от которой отталкиваются другие инструменты. Начните с этого, а затем добавьте дополнительные элементы по мере необходимости.
Создайте бесплатный аккаунт и централизуйте данные о своих сотрудниках.
