Программное обеспечение для управления персоналом, которое содержит Ваши личные дела сотрудников актуальны.

Un логикель RH Это инструмент, централизующий управление человеческими ресурсами компании: личные дела сотрудников, управление отпусками, контракты, учет рабочего времени, обучение и оценка эффективности. Для компании это программное обеспечение для управления персоналом заменяет разрозненность электронных таблиц, бумажных документов и электронной почты единой платформой, доступной в режиме реального времени.

Вопрос не в том, должна ли компания организовывать свои человеческие ресурсы. Она уже это делает, зачастую вручную. Настоящий вопрос заключается в том, как долго такой несистематический подход останется устойчивым по мере роста численности персонала.

Почему управление персоналом в компании становится неуправляемым

Для компаний с численностью персонала менее десяти человек электронной таблицы практически достаточно. Заявки на отпуск отправляются через сообщение, договор хранится в общей папке, а менеджер отслеживает все данные. Система работает, потому что она основана на работе одного человека.

Кроме того, почти всегда возникают четыре критических момента.

Информация о сотрудниках разрознена. Договор лежит в папке, поправка — в почтовом ящике, остаток отпускных — в файле, а должностная инструкция нигде не найдена. Поиск конкретной информации превращается в расследование, а каждое расследование отнимает время.

Отсутствие становится неразборчивым. Из-за отсутствия общего мнения два сотрудника одного отдела позируют в течение одной и той же недели. Руководитель обнаруживает конфликт слишком поздно.

Подготовка ведомостей по заработной плате занимает больше времени. Каждый месяц кто-то заново вносит данные об отсутствии на работе, отработанных часах и переменные данные для отправки менеджеру по расчету заработной платы. Этот повторный ввод является основной причиной ошибок в расчетных листках.

Административные обязанности накапливаются. В соответствии со статьей L1221-13 Трудового кодекса Франции, ведение единого личного реестра является обязательным с момента приема на работу первого сотрудника. Оплачиваемый отпуск рассчитывается исходя из 2,5 рабочих дней в месяц фактической работы в соответствии со статьей L3141-3. Эти правила не подлежат обсуждению.

Что на самом деле меняет программное обеспечение для управления персоналом?

Ценность программного обеспечения для управления персоналом заключается не в списке его функций, а в том, что оно устраняет в повседневной работе. Четыре эффекта можно быстро измерить.

Первое преимущество — исключение двойного ввода данных. Подтвержденное отсутствие автоматически заполняет график, баланс сотрудника и переменные, передаваемые для расчета заработной платы. Данные вводятся только один раз, непосредственно в источнике.

Второй аспект — отслеживаемость. Каждый запрос, каждая проверка и каждый документ имеют дату и автора. В случае разногласий обсуждение больше не опирается на память.

Третий фактор — автономия команды. Сотрудник, который может проверить свой баланс отпусков, не обращаясь в отдел кадров, экономит время обеим сторонам.

Четвертый аспект — это соответствие требованиям. Современное программное обеспечение для управления персоналом без труда создает необходимые документы, в то время как ручное управление всегда оставляет пробелы.

Программное обеспечение для управления персоналом и расчета заработной платы: как они работают вместе.

Это первый вопрос, который задают представители малого и среднего бизнеса, ищущие программное обеспечение для управления персоналом. Лучше ответить на него четко, поскольку путаница между управлением персоналом и расчетом заработной платы является основной причиной разочарования.

Что включает в себя управление заработной платой

Управление заработной платой включает в себя расчет окладов, выдачу расчетных листков, расчет взносов на социальное страхование и подачу именной социальной декларации. Это регулируемая деятельность, регулируемая коллективным договором, графиком взносов и точным графиком отчетности.

Ошибка в расчете заработной платы — это не просто административная ошибка: она влечет за собой штрафы для компании и наносит ущерб отношениям с сотрудником. Именно поэтому обработку заработной платы чаще всего осуществляет дипломированный бухгалтер или специализированный менеджер.

Что включает в себя управление персоналом

Управление персоналом охватывает все остальное: личные дела сотрудников, контракты, учет отпусков и больничных, контроль сроков, проведение собеседований, обучение, подбор персонала и управление талантами. Эта информация поступает в систему расчета заработной платы, но фактически не используется для ее формирования.

Точка схождения: переменные, характеризующие заработную плату.

Ежемесячно менеджеру по расчету заработной платы необходимы следующие данные: количество дней отсутствия, использованные отпуска, сверхурочные, премии, возмещенные расходы, записи и увольнения.

В компаниях, не использующих программное обеспечение для управления персоналом, эти переменные, относящиеся к заработной плате, заполняются вручную, часто в электронных таблицах, отправляемых по электронной почте. Именно здесь возникает большинство ошибок, обнаруживаемых в расчетных листках.

В программах для управления персоналом эти переменные уже существуют: они являются результатом утвержденных отсутствий и зарегистрированных часов работы. Остается только экспортировать их в требуемый формат.

Что делает и чего не делает Джабу

Компания Djaboo не выдает расчетные листки. и не предоставляет никаких деклараций по социальному страхованию. Управление заработной платой остается в ведении вашей фирмы или вашего специалиста по расчету заработной платы.

С другой стороны, Djaboo обрабатывает все необходимые данные для расчета заработной платы. Утвержденные отсутствия, накопленные отпуска, зарегистрированные часы и переменные ежемесячные элементы объединяются и затем экспортируются в удобный формат. Вы исключаете необходимость повторного ввода данных, не претендуя на замену регулируемой профессии.

Это ограничение признано. Программное обеспечение для управления персоналом, которое обещает охватить весь расчет заработной платы французской компании без специалиста по расчету заработной платы, оказало бы пользователю медвежью услугу.

Нужна ли нам программа для управления персоналом со встроенным модулем расчета заработной платы?

Некоторые HR-решения интегрируют расчет заработной платы. Такая интеграция действительно полезна при определенном количестве сотрудников, когда расчетом заработной платы занимается внутренняя команда, работающая полный рабочий день.

Ниже этого уровня интеграция обходится дороже, чем приносит прибыли. Настройка системы расчета заработной платы требует специальных знаний, необходимо постоянно следить за изменениями в законодательстве, а ответственность за любые ошибки ложится на компанию, а не на фирму.

Для компании с численностью сотрудников менее пятидесяти человек наиболее надежным сочетанием остается программное обеспечение для управления персоналом, которое подготавливает необходимые данные, и профессионал, который занимается расчетом заработной платы.

Управление модулями основного программного обеспечения для управления персоналом.

Комплексное решение для управления персоналом компании основано на ограниченном количестве фактически используемых модулей. Вот что предоставляет каждый модуль.

Личное дело и документы

У каждого сотрудника есть личное дело, содержащее его административную информацию, обязательства, поправки и подтверждающие документы. Документы остаются привязанными к конкретному сотруднику, что исключает необходимость восстановления его истории в случае увольнения или проверки.

Этот модуль является основой всего программного обеспечения для управления персоналом. Без структурированных записей другие функции зависят от неполных данных.

Управление отпусками и отсутствием

Процесс управления отпусками прост: сотрудник подает заявку, менеджер ее утверждает, баланс обновляется, и отсутствие отражается в графике работы команды. Баланс отпусков рассчитывается автоматически, что исключает основной источник ошибок, связанных с отслеживанием данных в электронных таблицах.

Управление отсутствиями также включает больничные, неоплачиваемые отпуска и отгулы. Для каждого типа отсутствия действуют свои правила, и программное обеспечение для управления персоналом должно позволять настраивать эти правила без необходимости разработки.

Управление временем и планированием

Учет рабочего времени фиксирует часы, отработанные каждым сотрудником по каждому виду деятельности. В сервисной компании эти данные используются как для управления персоналом, так и для оценки рентабельности проектов.

Система управления графиком предоставляет руководителям возможность в режиме реального времени отслеживать состояние своей команды, включая предварительно утвержденные случаи недоступности. Для каждого сотрудника можно настроить нестандартные графики, неполный рабочий день, контракты с фиксированным количеством рабочих дней и гибкий график.

Обязательства и модели

Обязательства формируются на основе многоразовых шаблонов, а затем подписываются в электронном виде. Библиотека Djaboo предлагает более 350 настраиваемых документов по управлению персоналом, включая более 100 описаний должностей.

Собеседования и управление эффективностью работы

Ежегодные оценки эффективности работы составляются с использованием единой структуры, что позволяет проводить сопоставимые обсуждения из года в год. Управление эффективностью работы в компании не обязательно должно быть ежегодным процессом; оно должно быть регулярным и документированным.

Обучение и навыки

План развития навыков, заменивший план обучения после принятия закона от 5 сентября 2018 года, основан на потребностях, выявленных в ходе собеседований. Система управления обучением отслеживает количество занятий, затраты и обязательства.

Мониторинг навыков сотрудников позволяет выявлять пробелы до того, как они превратятся в препятствия, и формировать проектную команду, обладающую полным пониманием ситуации.

Вербовка

Модуль подбора персонала отслеживает каждого кандидата на каждом этапе, от подачи заявки до приема на работу. Принятый на работу кандидат становится сотрудником без повторного ввода информации, таким образом, процесс найма связывается с личным делом сотрудника.

Организационная структура и управление командой

Организационная схема строится на основе уже введенных линий подчинения. Она служит как для приветствия нового сотрудника, так и для понимания процессов утверждения.

Знакомство с талантами

Управление талантами заключается не в ранжировании сотрудников, а в понимании того, кто обладает необходимыми навыками для той или иной задачи. Эта информация становится крайне важной всякий раз, когда необходимо заменить уволившегося сотрудника или предложить перевод внутри команды.

Что должно предлагать решение для управления персоналом каждому профилю в компании?

Программное обеспечение для управления персоналом используется не одним человеком. Правильно подобранное решение должно удовлетворять потребности каждого сотрудника компании и облегчать его работу, а не обременять её.

Что должен предлагать этот инструмент менеджеру?

Руководитель компании стремится получить общее представление, не вдаваясь в детали. Решение должно предоставлять ему информацию об уровне укомплектованности штата, текущих отсутствиях сотрудников, необходимом количестве отпусков, а также о текущем процессе набора, приема на работу и рассмотрения заявок.

Эти стратегические данные достаточны для управления. Руководителю не нужно заниматься повседневными задачами; ему необходимо знать, справляется ли компания со своей рабочей нагрузкой.

Что должен предложить этот инструмент отделу кадров?

Отдел кадров должен управлять всеми кадровыми процессами. Решение должно обеспечивать ему полное и необходимое административное управление: ведение дел, работа с документами, внесение изменений, ведение кадрового реестра, подготовка данных для расчета заработной платы, контроль за обучением.

Во многих малых и средних предприятиях отдел кадров состоит из сотрудников, работающих неполный рабочий день, а иногда даже из самого руководителя. Поэтому инструмент должен быть адаптирован для периодического использования, когда человек возвращается к работе через три недели, не забыв всего.

Что должно предложить решение менеджерам?

Менеджер должен управлять, утверждать, планировать и проводить собеседования. Инструмент должен предоставлять ему информацию о команде в режиме реального времени, о предстоящих недоступностях и историю взаимодействия с каждым сотрудником.

Это наиболее важный профиль для внедрения. Менеджер, который не входит в систему, блокирует всю цепочку управления персоналом, независимо от качества решения.

Что должно предложить это решение сотрудникам?

Сотруднику нужно сделать перерыв, проверить баланс и получить доступ к документам. Ничего больше, и именно поэтому простота является ключевым фактором.

Инструмент, облегчающий выполнение этих трех действий, обеспечивает высокий уровень использования. Решение, требующее обучения для установки периода отдыха, будет исключено уже на второй неделе.

Адаптируйте программное обеспечение для управления персоналом под специфику вашей отрасли.

Потребности в управлении персоналом различаются в зависимости от вида деятельности предприятия. Соответствующее программное обеспечение для управления персоналом должно предлагать различные варианты настройки.

В каждом случае вопрос один и тот же: какой кадровый процесс занимает у меня больше всего времени каждый месяц? Именно его нужно автоматизировать в первую очередь, а не тот, который демонстрирует издатель в своей демонстрации.

Содействие в повседневной работе отделов кадров.

Отделы кадров компании тратят значительную часть своего времени на задачи, не приносящие никакой пользы. Правильно подобранное программное обеспечение для управления персоналом должно облегчать выполнение четырех ежедневных задач.

Чтобы было проще отвечать на часто задаваемые вопросы. Сколько дней у меня осталось, где мой сертификат, когда у меня собеседование? Сотрудник, который самостоятельно находит ответы, освобождает время для отдела кадров.

Облегчите создание документов. Справка от работодателя, справка о трудоустройстве, дополнение: эти документы формируются на основе уже имеющихся данных.

Упрощение подготовки платежных ведомостей. Переменные автоматически объединяются, что превращает полдня в месяц в несколько минут проверки.

Облегчить контроль за выполнением обязательств. Профессиональный осмотр каждые два года, медицинские осмотры, сроки продления полиса: автоматическое напоминание предотвращает дорогостоящие ошибки.

Программное обеспечение для управления персоналом или HRIS: в чем разница?

В спорах эти два термина часто используются как синонимы. Однако различие между ними полезно при сравнении решений.

Система управления персоналом (HRIS)Информационная система управления персоналом (HRIS) включает в себя все инструменты, которые управляют информацией о сотрудниках внутри компании. Комплексная HRIS охватывает расчет заработной платы, учет рабочего времени, подбор персонала, обучение и управление взаимоотношениями с сотрудниками. Такой подход обычно используется крупными компаниями.

Программное обеспечение для управления персоналом Чаще всего это относится к модульному инструменту, который покрывает текущие потребности в области управления персоналом, не претендуя на такую ​​же всеобъемлющую функциональность, как HRIS-система.

В действительности, различие носит скорее коммерческий, чем технический характер. Система управления персоналом (HRIS), продаваемая компании, как правило, представляет собой программное обеспечение для управления персоналом с более впечатляющим названием. Важно не название, а ответы на три вопроса.

Охватывает ли программное обеспечение все операции по управлению персоналом, которые вы выполняете каждый месяц? Можно ли его настроить без проекта? Взаимодействует ли оно с остальной частью вашей системы управления?

Потребности в кадрах одной компании по сравнению с потребностями крупной группы компаний.

Решения в области управления персоналом в основном предназначены для крупных компаний, что объясняет существующий пробел, ощущаемый бизнесом.

Крупной компании необходимы социальный мониторинг, отчетность перед регулирующими органами, управление несколькими филиалами и формализованные кадровые процессы. Компании нужно знать, кто отсутствует, где находится трудовой договор и какую информацию необходимо предоставить для начисления заработной платы.

Основной причиной отказа от использования громоздкой системы управления персоналом (HRIS) является выбор избыточной системы. Компания платит за модули, которые никогда не активирует, и несет бремя сложности, отпугивающей пользователей.

Как выбрать программное обеспечение для управления персоналом

Шесть критериев позволяют провести серьезное сравнение двух решений в области управления персоналом.

Действительно полезное функциональное покрытие

Комплексный пакет программного обеспечения для управления персоналом бесполезен на бумаге, если вы активируете только два модуля. Составьте список операций по управлению персоналом, которые вы выполняете каждый месяц, а затем убедитесь, что решение охватывает их без необходимости какой-либо дополнительной настройки.

Управление отпусками, личные дела сотрудников и контракты уже покрывают большую часть стратегических потребностей компании с численностью персонала менее пятидесяти человек.

Интеграция с остальными системами управления.

Это наиболее недооцененный критерий. Изолированное решение для управления персоналом создает замкнутый круг. Если оно использует ту же платформу, что и ваши проекты, табели учета рабочего времени и отчеты о расходах, то время, затраченное на проект, отпуска и отчеты о расходах, будут пересекаться без какого-либо промежуточного экспорта.

Время запуска

Инструмент управления персоналом, требующий трех месяцев на настройку, никогда не будет внедрен в компании. Правильным критерием оценки является возможность импорта файла сотрудника и предоставления прав доступа в тот же день.

Доступность для всех пользователей

Программное обеспечение для управления персоналом используется не только отделом кадров, но и каждым сотрудником. Если интерфейс окажется слишком сложным для сотрудника, который запрашивает три дня отпуска в год, он просто вернется к сообщению от руководителя.

Соблюдение нормативных требований и обеспечение безопасности информации о сотрудниках.

Информация о сотрудниках относится к числу наиболее конфиденциальных в компании. Европейский Общий регламент по защите данных (GDPR) обязывает ограничивать доступ только тем, кому он необходим, и устанавливать срок хранения. Управление доступом на основе ролей — это не дополнительная опция, а практическая необходимость.

Полная стоимость

Подписка, настройка, обучение и внутреннее время. Бесплатное решение, требующее трех недель настройки, не является бесплатным.

Лучшее программное обеспечение для управления персоналом во Франции: как в нем разобраться

Французский рынок решений в области управления персоналом структурирован вокруг трех групп, и выбор зависит главным образом от вашей отправной точки.

Специализированные решения в области управления персоналом

Такие компании, как Lucca, зарекомендовали себя в секторе управления учетом рабочего времени и посещаемости. Lucca предлагает модульный пакет, каждый модуль которого углубленно охватывает определенную область управления персоналом. Такой подход подходит для компаний со сложными потребностями в области управления персоналом, готовых использовать специализированный инструмент.

Сила Lucca заключается в её функциональной глубине. От управления отпусками и учёта рабочего времени до отчётов о расходах — её решения охватывают сценарии, которые редко встречаются в универсальных инструментах. Недостатком является необходимость интеграции Lucca с остальной частью вашей системы управления, что требует постоянного обслуживания.

Для компании, чья основная деятельность связана с управлением персоналом, специализированное решение, такое как Lucca, вполне жизнеспособно. Для компании, которая в первую очередь стремится прекратить одновременное использование пяти приложений, интеграция важнее, чем глубина функционала.

Расширенная система управления персоналом (HRIS)

Разработанные для крупных компаний, они охватывают расчет заработной платы, управление социальными выплатами и соблюдение нормативных требований. Их внедрение — это проект, требующий бюджета и поддержки.

Интегрированные платформы управления

Интегрированная платформа управления охватывает такие области, как управление персоналом, выставление счетов, управление проектами и бухгалтерский учет. Таково позиционирование Djaboo.

Преимущество заключается не в глубине кадровых данных, а в их непрерывности. Отработанные часы по проекту используются как для учета персонала, так и для анализа прибыльности. Утвержденные отпуска отображаются в производственном графике. Поддерживать интеграцию не требуется, поскольку используется только одна база данных.

Управление человеческими ресурсами в Джабу

Модуль управления персоналом Djaboo интегрирован в ту же платформу, что и модули выставления счетов, управления проектами и учета рабочего времени. Между этими двумя инструментами нет необходимости поддерживать какой-либо отдельный шлюз.

Что предлагает решение для управления персоналом

• Личное дело сотрудника, содержащее акты, поправки и документы.

• Управление отпусками и отсутствиями с помощью автоматических счетчиков.

• Управление временем и планированием работы команды

• Стандартные шаблоны и электронная подпись

• Ежегодные интервью с использованием единой методологии.

• План развития навыков и мониторинг обучения

• Набор и проверка кандидатов

• Организационная структура и управление командой

• Экспортируйте переменные расчета заработной платы в вашу систему управления заработной платой.

Каждый модуль активируется независимо. Компания может начать с отслеживания недоступности сотрудников и открыть набор персонала только через шесть месяцев, без миграции данных.

Инструменты управления персоналом, доступные на французском рынке

На рынке представлено множество инструментов для управления персоналом, и руководители предприятий, впервые сравнивающие их, могут быстро растеряться. Вот как разобраться в доступных вариантах.

Специализированные инструменты по областям применения

Некоторые инструменты глубоко ориентированы на конкретную область управления персоналом. Lucca стала ведущим решением во Франции для управления сроками, отсутствиями и отчетами о расходах. Другие инструменты сосредоточены на подборе персонала, а третьи — на обучении.

Эти инструменты превосходны в своей конкретной области применения. Например, Lucca предлагает такой уровень настройки счетчиков отдыха, которому мало кто из универсальных инструментов может сравниться. Недостаток заключается в том, что в итоге у компании оказывается три или четыре инструмента, которым необходимо взаимодействовать друг с другом.

Выбор специализированного решения, такого как Lucca, оправдан, когда конкретная область управления персоналом действительно отнимает у вас много времени, а ее сложность превышает возможности универсального инструмента.

Универсальные инструменты

Другие инструменты охватывают все потребности отдела кадров в рамках единого интерфейса. Их преимущество заключается в согласованности данных, а недостаток — в меньшей глубине анализа в каждой области.

Для большинства компаний с численностью персонала менее пятидесяти человек такой поверхностной глубины анализа более чем достаточно. Сложные случаи, с которыми могут справиться специализированные инструменты, просто не возникают.

Как протестировать решение перед его окончательным утверждением.

Эффективность инструмента управления персоналом нельзя оценить по демонстрации. Оценка производится на практике, когда им пользуются люди, которые будут им пользоваться в реальной жизни.

Наиболее показательным тестом является ситуация, когда сотрудник делает перерыв, не получая никаких объяснений. Если решение легкодоступно и понятно без обучения, оно будет принято. В противном случае, никакие объяснения не смогут это компенсировать.

Второй тест включает в себя запрос на экспорт переменных расчета заработной платы и отправку его вашему руководителю. Если он примет его в текущем виде, инструмент сэкономит вам время. Если же потребуется его переработка, экономия времени будет потеряна.

Автоматизация повторяющихся задач в сфере управления персоналом

В каждой компании есть свои повторяющиеся задачи в сфере управления персоналом, и именно их решение должно в приоритетном порядке взять на себя.

Задача состоит в том, чтобы рассчитать показания счетчиков. Автоматизация этой задачи устраняет споры по поводу заработной платы, которые являются основным источником напряженности между сотрудником и отделом кадров.

Задание на ежемесячную подготовку. Автоматизация консолидации переменных превращает полдня в быструю проверку.

Задача состоит в изготовлении деталей. Сертификаты, подтверждения, поправки: автоматизация их создания на основе существующих данных позволяет избежать ошибок копирования.

Задача восстановления. Автоматизация напоминаний о сроках, профессиональных собеседованиях, медицинских осмотрах и окончании испытательного срока позволяет избежать дорогостоящих ошибок.

Эти четыре задачи представляют собой основные административные задачи отдела кадров в компании среднего размера. Автоматизация этих задач меняет характер работы отдела кадров, позволяя ему сосредоточиться на вопросах, ориентированных на человека.

Управление эффективностью работы персонала

Управление эффективностью не ограничивается ежегодной оценкой. Оно включает в себя понимание того, в любой момент времени организация справляется со своей рабочей нагрузкой и соответствуют ли навыки уровню активности.

Для компании из пятидесяти человек достаточно трех инструментов управления: отслеживание отсутствий для выявления потенциальной нагрузки; отслеживание навыков для прогнозирования нехватки кадров; и мониторинг рабочей нагрузки для выявления проблемных команд до того, как они достигнут критической точки.

Такой подход к управлению эффективностью более полезен, чем сложная система оценки. Он приводит к конкретным решениям: подбор персонала, обучение, реорганизация.

Управление обучением и развитием навыков в компании.

Обучение персонала — наиболее часто игнорируемая обязанность отдела кадров в малых предприятиях, несмотря на то, что оно влияет как на производительность, так и на соблюдение требований.

Работодатель обязан обеспечить, чтобы сотрудники были адаптированы к своей работе и сохраняли способность занимать эту должность. Это обязательство закреплено в статье L6321-1 Трудового кодекса Франции и не зависит от размера компании.

Разработайте план развития навыков.

План развития навыков строится на основе трех источников: потребностей, выраженных в ходе собеседований, изменений в профессии и нормативных обязательств, специфичных для данного сектора.

Программное обеспечение для управления персоналом упрощает этот процесс, связывая заявленные навыки, результаты собеседований и пройденное обучение. Без этой связи план обучения превращается в каталог, составленный на основе отрывочных данных и не учитывающий реальные потребности команд.

Результаты проведенных тренингов

Прохождение обучающего курса — это не просто запись на свидание. Вам необходимо уметь управлять расходами, организацией, получением сертификатов и приобретением навыков.

Ценность заключается в цикле: навык, выявленный как недостающий во время собеседования, планирование обучения и обновление навыка после занятия. Именно этот цикл отличает управление обучением от простого журнала.

Профессиональное собеседование – это отдельное обязательство.

Собеседование по вопросам профессионального развития должно проводиться каждые два года и быть посвящено перспективам карьерного роста, отдельно от ежегодной оценки эффективности работы. Многие малые и средние предприятия путают эти два понятия, что подвергает их риску при проведении аудита.

Программное обеспечение для управления персоналом, которое различает эти два типа собеседований и напоминает о сроках, позволяет избежать этой путаницы, которая является одним из наиболее часто отмечаемых недостатков.

Подбор и интеграция персонала: связь между этими двумя аспектами.

Подбор персонала приводит к появлению сотрудника, и именно на этом этапе многие компании теряют все преимущества своего программного обеспечения для подбора персонала.

Когда подбор персонала осуществляется в отдельной системе, процесс найма влечет за собой полную переналадку данных: административной информации, контракта, документов. Эта переналадка занимает много времени и вносит ошибки в данные, которые впоследствии будут использоваться для расчета заработной платы.

В интегрированном решении для управления персоналом успешно прошедший отбор кандидат становится сотрудником, при этом его информация и документы сохраняются. Процесс найма напрямую обновляет личное дело сотрудника.

Организация интеграции

Прием на работу нового сотрудника — это полноценный кадровый процесс: необходимо подписать документы, открыть доступ, предоставить оборудование, запланировать первоначальное обучение.

Контрольный список для адаптации новых сотрудников, управляемый в рамках HR-программы, гарантирует, что ни один этап не будет упущен. Это важнейший фактор для создания первого впечатления и, следовательно, для вероятности того, что сотрудник останется в компании.

Управление мобильностью внутри команд

Прежде чем нанимать сотрудников извне, компании следует рассмотреть внутренние возможности. Мобильность внутри команд обходится дешевле, сокращает время, необходимое для работы, и способствует удержанию сотрудников, стремящихся к карьерному росту.

Также крайне важно знать, кто какими навыками обладает, что требует актуальной информации в области управления талантами. Без этой информации мобильность внутри команд остается лишь намерением, а не реальностью.

Что должно предлагать подходящее решение для управления персоналом?

Решение для управления персоналом, разработанное для компании среднего размера, должно обеспечивать баланс между всесторонним охватом и простотой использования. Вот что оно должно предлагать, по каждому разделу.

Предложите комплексную систему управления отсутствиями. Настраиваемые типы отсутствий, автоматические счетчики, многоуровневая проверка, командный просмотр. Это наиболее часто используемый модуль, поэтому он должен быть безупречным.

Предложить структурированное личное дело сотрудника. Административная информация, документы, история развития событий. Этот файл должен оставаться доступным и читаемым в течение нескольких лет после этого.

Предложить гибкие условия для управления своим временем. Не у всех сотрудников одинаковый график работы. Инструмент должен адаптироваться к частичным срокам выполнения задач, контрактам с фиксированным количеством рабочих дней и гибкому графику.

Предлагайте готовые к использованию детали. Стандартные шаблоны, описания вакансий, планы собеседований. Компания, не имеющая собственного юрисконсульта, значительно экономит время, работая с существующей базой данных, а не начиная с нуля.

Обеспечьте корректный экспорт данных в систему расчета заработной платы. Это точка контакта с внешним миром, и именно она приносит наиболее ощутимые результаты уже с первого месяца.

Предложить управление доступом на основе ролей. Каждый профиль видит то, что его касается. Этот контроль является как обязательным требованием законодательства, так и вопросом внутреннего доверия.

Постоянно контролировать соблюдение требований в области управления персоналом.

Соблюдение требований в сфере управления персоналом — это не то, что проверяется раз в год; это то, что постоянно контролируется. В каждой компании необходимо регулярно пересматривать три пункта.

Проверка кадрового реестра. Журнал должен постоянно обновляться, а записи о входе и выходе должны регистрироваться в установленном порядке. Журнал, составленный на основе информации о сотрудниках, не должен устаревать.

Проверка соблюдения индивидуальных сроков. Испытательные сроки, медицинские осмотры, собеседования при приеме на работу, продление договоров. У каждого из них есть своя дата, и забыть хотя бы об одном может дорого обойтись.

Контроль срока годности. Хранение всей информации о сотрудниках бессрочно не соответствует требованиям законодательства. Контроль включает архивирование или удаление этой информации в соответствии с установленными сроками хранения.

Роль системы управления персоналом (HRIS) в растущей организации

По мере роста компании неизбежно возникает вопрос о внедрении системы управления персоналом (HRIS). Определить момент, когда этот вопрос становится серьезным, довольно легко.

Первый признак – увеличение количества обращений в отдел кадров. Пока все задачи решает один человек, достаточно простого решения. Но как только три менеджера дают согласие, а отдел кадров координирует действия, необходима общая система.

Второй сигнал — появление новых обязательств. При превышении определенного уровня численности рабочей силы социальные обязательства множатся, а ручной контроль становится рискованным.

Третий сигнал — необходимость анализа. Когда руководитель начинает задавать вопросы об отсутствии сотрудников на рабочем месте или текучести кадров, это означает, что для получения ответов на эти вопросы необходима система управления персоналом (HRIS).

Таким образом, система управления персоналом (HRIS) — это не вопрос абсолютного размера, а вопрос сложности. Некоторым компаниям с тридцатью сотрудниками она необходима, другим, насчитывающим восемьдесят человек, она не нужна.

Информация о сотрудниках: актив, который необходимо защищать.

Информация о сотрудниках — это самый конфиденциальный актив компании после данных о клиентах. Она включает в себя личные данные, иногда информацию о состоянии здоровья и сведения о заработной плате.

Три принципа защищают эти данные: ограниченный доступ только к тому, что строго необходимо; ограниченный срок хранения; и отслеживаемость просмотров, позволяющая узнать, кто что просматривал.

Система управления общими файлами не соблюдает ни один из этих трех принципов. Зачастую именно этот аргумент становится решающим, даже более важным, чем экономия времени.

Постепенное совершенствование управления человеческими ресурсами

Улучшение управления человеческими ресурсами не происходит в одночасье. Компания, которая пытается улучшить всё сразу, ничего не улучшит. Вот реалистичная последовательность действий с чёткой целью на каждом этапе.

Первая задача: повысить надежность счетчиков.

Первоначальная цель проста: чтобы каждый сотрудник знал свой точный баланс в режиме реального времени, без необходимости спрашивать. Эта цель достигается в течение месяца и устраняет постоянный источник трения между сотрудниками и отделом кадров.

Вторая задача: исключить ежемесячный повторный ввод данных.

Следующая задача — улучшить связь с менеджером по расчету заработной платы. Переменные элементы отправляются в правильном формате, что повышает качество расчетных листков и уменьшает количество исправлений.

Третья цель: централизация документов.

Каждый сотрудник должен иметь возможность получать доступ к своим личным файлам без необходимости обращаться за помощью. Это повышает автономию и снижает нагрузку на отдел кадров.

Четвертая задача: структурировать интервью.

Единая структура позволяет сравнивать обмены мнениями из года в год. Цель состоит в улучшении качества диалога, а не в добавлении новых процедур.

Пятая цель: пилотирование

Конечная цель — получать в любое время и в режиме реального времени ключевые показатели эффективности, имеющие значение: численность персонала, уровень отсутствия на работе, текучесть кадров и имеющиеся навыки. Именно это превращает управление человеческими ресурсами из административной функции в стратегическую.

Система управления, разработанная для всей компании.

Система управления персоналом, разработанная изолированно, быстро достигает своих пределов. Информация о сотрудниках представляет интерес для других подразделений компании.

Учет рабочего времени сотрудников используется для кадрового учета и оценки рентабельности проектов. Их недоступность влияет на производственную мощность в любой момент времени. Их навыки определяют, кто может быть назначен на какую задачу.

Интегрированная система управления делает эту информацию доступной там, где она необходима, без необходимости ее экспорта. В этом заключается главное отличие инструмента, разработанного как автономный модуль управления персоналом, от платформы, предназначенной для всей компании.

Какие изменения это вносит в процесс пилотирования в любой конкретный момент времени?

Менеджер проекта, который может в режиме реального времени видеть, какие сотрудники доступны на следующей неделе, может планировать более эффективно. Менеджер, который может в режиме реального времени видеть рабочую нагрузку своих команд, может предвидеть потребности в найме персонала, а не реагировать на них.

Такой мониторинг в режиме реального времени возможен только в том случае, если информация о персонале и данные о его деятельности хранятся в одной базе данных. Две системы, синхронизированные только один раз за ночь, никогда не обеспечат такой уровень оперативности.

Соблюдение требований в сфере управления персоналом во Франции

В Франции соблюдение требований в сфере управления персоналом основано на комплексе обязательств, которые должна выполнять каждая компания, независимо от ее размера.

Единый кадровый реестр, обязательный с момента приема на работу первого сотрудника. Сроки хранения данных. Оценка профессионального развития каждые два года. Обязанность адаптироваться к новой должности. Медицинский мониторинг в соответствии с занимаемой должностью.

Ни одно из этих обязательств само по себе не представляет сложности. Однако именно их совокупное распределение по десяткам сотрудников делает ручной контроль рискованным.

Решение, напоминающее пользователям о сроках и генерирующее необходимые документы, превращает соблюдение требований в рутинную процедуру. Это менее убедительный аргумент, чем экономия времени, но зачастую более решающий фактор при принятии решения.

Стратегия управления персоналом: за пределами административной работы

В компании среднего размера стратегия управления персоналом — это не просто документ. Она выражается в трех конкретных решениях.

Кого и когда нанимать на работу. Чтобы предвидеть ситуацию, а не реагировать на нее, необходимо знать сроки найма персонала и текучесть кадров.

Какие навыки следует развивать? Обучение должно быть ориентировано на потребности бизнеса через год, а не на то, чего не хватает сегодня.

Как запомнить. Мобильность внутри команд, обучение и признание обходятся дешевле, чем замена сотрудника.

Для принятия этих трех решений необходимы достоверные данные. Стратегия управления персоналом, основанная на впечатлениях, приводит к дорогостоящим решениям.

Процессы, которые должна охватывать платформа управления персоналом.

Качество платформы управления персоналом оценивается по процессам, которые она фактически охватывает. Вот восемь процессов, которые средняя компания выполняет каждый год, и что включает в себя каждый из них.

Процесс найма. От успешного кандидата до оперативного сотрудника: сбор документов, подписание соглашения, доступ к гранту, предоставление оборудования. Этот процесс включает в себя несколько человек и требует наличия соответствующих инструментов.

Процесс управления отдыхом. Запрос, проверка, обновление счетчика в режиме реального времени, влияние на расписание. Это наиболее часто повторяющийся процесс, который необходимо оптимизировать в приоритетном порядке.

Процесс ежемесячной подготовки. Объединение переменных, проверка, передача. Краткая, но критически важная операция, в ходе которой ошибка видна сразу.

Процесс собеседования. Подготовка, обмен информацией, отчетность, контроль за выполнением взятых на себя обязательств. Ежегодное совещание, которое должно быть сопоставимо с предыдущим годом.

Процесс обучения. Выявление потребности, выбор организации, регистрация, отслеживание результатов, обновление приобретенных навыков.

Процесс мобильности. Внутреннее распространение, применение, принятие решения, внесение поправок. Часто неформальный процесс, который выигрывает от документирования.

Процесс отъезда. Окончательное урегулирование счетов, возврат оборудования, закрытие разрешений, архивирование дела. Процесс, который из-за срочности часто приводит к спешке.

Процесс регуляторного мониторинга. Сроки, визиты, периодические обязательства. Непрерывный мониторинг, незаметный, пока он работает.

Проанализируйте данные, чтобы принять решение.

Полезный анализ в области управления персоналом не обязательно должен быть сложным. Он должен отвечать на стратегические вопросы, которые действительно волнуют руководителя.

Анализ уровня прогулов в команде позволяет выявить напряженность до того, как она перерастет в увольнения. Анализ текучести кадров по стажу показывает, возникает ли проблема на этапе адаптации или позже. Анализ имеющихся навыков обеспечивает преемственность в случае отсутствия ключевого сотрудника.

Эти три анализа носят стратегический характер в самом истинном смысле этого слова: они определяют решения, имеющие обязательную силу. Платформа, которая автоматически их генерирует, более выгодна, чем сложный аналитический модуль, который никто никогда не открывает.

Обеспечение непрерывности бизнеса

Обеспечение непрерывности работы — это задача управления персоналом, которая редко формулируется в явном виде, но всегда присутствует. Она заключается в определении того, кто может взять на себя выполнение каждой критически важной функции.

Эта информация получена путем сопоставления описанных навыков с реальными возможностями. Без платформы она полагается на память менеджера, что становится рискованным при численности персонала более тридцати человек.

Найдите решение, подходящее именно для вашей организации.

Лучший способ оценить HR-платформу — запустить её на собственных данных. Демоверсия показывает то, что хочет показать поставщик, а пробная версия демонстрирует, как инструмент работает с вашей реальностью.

Импортируйте своих сотрудников, настройте правила REST, попросите коллегу отправить запрос и экспортируйте ежемесячные переменные. Весь этот процесс занимает один день и научит вас больше, чем трем сравнениям.

Внедрение программного обеспечения для управления персоналом в компании.

Внедрение HR-решения включает в себя несколько простых шагов, если, конечно, вы не пытаетесь открыть все сразу.

1. Импортные партнеры из файла, содержащего основную административную информацию.

2. Определите правила отсутствия. : виды отпусков, счетчики, процессы проверки.

3. Открытый доступ Сначала к руководителям, затем к сотрудникам, начиная с пилотного проекта.

4. Предоставьте контракты и существующих документов в соответствующих файлах.

5. Запуск важного цикла более месяца, включая экспорт переменных, связанных с заработной платой, прежде чем делать обобщения.

Наиболее важным моментом является область применения пилотного проекта. Она позволяет корректировать правила до того, как ошибка конфигурации распространится по всей компании.

Организовать передачу существующих активов.

Перенос данных — это этап, который компании часто недооценивают. Три элемента заслуживают особого внимания: текущий остаток отпускных дней, действующие контракты и даты выслуги лет.

Остальное можно добавлять постепенно. Попытка оцифровать архивы за десять лет, даже не начав, — это лучший способ вообще ничего не начинать.

Поддержка сотрудников

Программное обеспечение для управления персоналом меняет привычки всех, а не только сотрудников отдела кадров. Внутренняя коммуникация так же важна, как и настройка системы.

Достаточно всего двух сообщений. Преимущества для сотрудника включают: просмотр баланса, запрос на отпуск без напоминаний и доступ к документам. И что остается неизменным: решение по-прежнему принимает человек, и менеджер всегда его утверждает.

Безопасность, соответствие нормативным требованиям и конфиденциальность информации о сотрудниках.

Доступ контролируется по ролям: менеджер видит свою команду, сотрудник видит свой личный файл, а администратор видит все. Такая детализация соответствует требованию минимизации данных, установленному Общим регламентом защиты данных Европейского союза (GDPR), которое Французское управление по защите данных (CNIL) подтверждает в своих рекомендациях по управлению персоналом.

Конфиденциальные документы остаются на платформе, а не отправляются в виде вложений. Это вопрос соблюдения требований, но, что более важно, это вопрос спокойствия: обязательство, не прошедшее через личную электронную почту, не окажется в чьем-либо почтовом ящике после того, как пользователь покинет платформу.

Продолжительность разговора

Для каждого элемента кадровых данных установлен срок хранения. Расчетный лист хранится работодателем пятьдесят лет, файл заявления — два года, а данные учета рабочего времени — три года. Кадровое программное обеспечение должно позволять настраивать эти сроки хранения, а не хранить все данные бессрочно.

доступ сотрудников к своим данным

Европейские правила гарантируют каждому сотруднику право доступа к своим персональным данным. Программное обеспечение для управления персоналом, позволяющее сотрудникам просматривать свои личные дела, по сути, выполняет это обязательство, в то время как ведение бумажных файлов требует ручного поиска.

Оцените реальные затраты на управление персоналом.

Прежде чем сравнивать решения, полезно оценить исходную ситуацию. Достаточно четырех простых показателей, которые можно рассчитать за период в один месяц.

Время, затраченное на обработку заявок на отпуск, включая проверку и перенос. Количество исправлений, внесенных после отправки данных о заработной плате, причем каждое исправление указывает на некорректный ввод данных. Среднее время, необходимое для поиска договорного документа. И время, затраченное ежемесячно на подготовку необходимой информации для менеджера по расчету заработной платы.

Эти четыре показателя обеспечивают справедливую основу для сравнения. Они также позволяют избежать классической ошибки при выборе инструмента: покупки впечатляющей функции, которая не решает ни одной из выявленных проблем.

Автоматизация задач отдела кадров без дегуманизации

Автоматизация в сфере управления персоналом имеет плохую репутацию, и зачастую это оправдано. Однако провести грань довольно просто.

Автоматизация административных задач. Расчет периодов отдыха, создание договора на основе шаблона, отправка напоминаний о предстоящем техническом обслуживании, экспорт переменных расчета заработной платы. Выполнение этих задач вручную бессмысленно.

Никогда не автоматизируйте ничего, что требует принятия решений. Подтверждение отсутствия, оценка производительности, решение о повышении. Программное обеспечение для управления персоналом подготавливает решение, но не принимает его.

Это различие внушает уверенность командам. Решение, автоматизирующее бумажную работу, высвобождает время для обсуждений, в то время как инструмент, автоматизирующий принятие решений, порождает недоверие.

Что именно автоматизируется в компании?

Управление эффективностью работы персонала с помощью простых показателей.

Для управления персоналом в компании не требуются сложные информационные панели. Достаточно пяти показателей, которые программное обеспечение для управления персоналом генерирует без особых усилий.

Уровень прогуловЭто сигнализирует о проблеме в организации или условиях труда еще до того, как она станет очевидной иным образом.

Остаток суммы подлежит резервированию.финансовую информацию, которую многие руководители обнаруживают в конце финансового года.

Среднее время, необходимое для подбора и отбора кандидатов.что позволяет предвидеть отъезд, а не быть вынужденным его совершить.

Скорость оборота, наиболее показательный индикатор социального здоровья компании.

Количество часов обучения на одного сотрудникаЭто одновременно и юридическое обязательство, и сигнал о приверженности.

Эти пять показателей можно прочитать на одной странице. Они стоят больше, чем полный социальный отчет, который никто никогда не открывает.

Распространенные ошибки при выборе программного обеспечения для управления персоналом.

Выберите из списка функций. Функция, которой никто не пользуется, бесполезна. Правильным критерием является количество операций, которые она исключает из ежедневной работы.

Игнорирование заинтересованности руководства. Именно они утверждают отсутствующих. Менеджер, который не входит в систему, блокирует всю цепочку обработки данных отдела кадров, независимо от качества программного обеспечения.

Недооценка темпов возобновления продаж. Неправильно указанный счетчик отпусков в начале периода приводит к спорам, длящимся несколько месяцев.

Запутанная система управления персоналом и расчета заработной платы. Это самая дорогостоящая ошибка, потому что она обнаруживается уже после подписания договора.

Забудьте о сотрудниках без постоянной должности. Будь то на строительной площадке или в поездке, мобильный доступ — это не удобство, а условие использования.

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления персоналом

Полезна ли программа для управления персоналом для компаний с численностью сотрудников менее двадцати человек?

Программное обеспечение для управления персоналом становится полезным, как только нескольким сотрудникам требуется доступ к одной и той же информации. На практике этот порог составляет около десяти сотрудников, а если работа ведется на нескольких площадках, то и раньше.

Занимается ли компания Djaboo расчетом заработной платы?

Нет. Djaboo подготавливает и экспортирует ежемесячные данные по заработной плате, но редактирование расчетных листков и деклараций по социальному страхованию остается обязанностью вашего бухгалтера или менеджера.

Стоит ли выбирать программное обеспечение для управления персоналом со встроенной системой расчета заработной платы?

Для компаний с численностью персонала менее пятидесяти человек это редкость. Настройка системы расчета заработной платы требует специальных знаний и перекладывает ответственность за соблюдение нормативных требований на компанию. Более надежным решением остается сочетание программного обеспечения для управления персоналом с системой расчета заработной платы.

Сколько времени занимает развертывание?

Импорт данных сотрудников и предоставление доступа занимает около суток. Перед более широким внедрением необходимо обеспечить полный месячный цикл на пилотном сайте.

Имеют ли сотрудники доступ к своей личной информации?

Да. Каждый сотрудник может проверить остаток своих отпусков, подать заявки и получить доступ к своим личным документам, не просматривая файлы других сотрудников.

Что происходит с историей работы сотрудника, если он покидает компанию?

Файл хранится в течение указанного вами периода в соответствии с правилами защиты данных, после чего архивируется или удаляется.

Можно ли интегрировать Djaboo с существующим программным обеспечением для расчета заработной платы?

Переменные, относящиеся к заработной плате, экспортируются в стандартном формате, а затем отправляются вашему руководителю или в бухгалтерскую фирму.

В чём разница между программным обеспечением для управления персоналом и системой управления персоналом (HRIS)?

HRIS (Human Information System) — это вся информационная система управления персоналом, которая, как правило, больше и сложнее. Для компании это различие носит преимущественно коммерческий характер: важно то, какой объем операций по управлению персоналом она фактически выполняет.

Работает ли программа на мобильных устройствах?

Платформа доступна через браузер, что позволяет сотруднику, находящемуся в пути, сделать перерыв или просмотреть документ.

Как управлять несколькими сайтами или несколькими объектами?

Сотрудники закрепляются за определенным подразделением и командой. Счетчики и процессы проверки настраиваются для каждого подразделения отдельно, что позволяет организовать работу компании с несколькими подразделениями без дублирования данных.

С чего начать

Наиболее эффективный подход заключается в том, чтобы начать с процесса, который в настоящее время отнимает больше всего времени, а это почти всегда управление отсутствиями. Внедрите его отдельно, измерьте экономию времени за месяц, а затем добавьте личные дела сотрудников и трудовые договоры.

Второе преимущество, часто проявляющееся незамедлительно, — это экспорт переменных расчета заработной платы. Это исключает ежемесячный повторный ввод данных и сокращает количество корректировок расчетных листков без необходимости изменения организационной структуры в компании.

Вы можете создать бесплатный аккаунт и импортировать своих первых сотрудников, чтобы протестировать логику работы системы в своей организации, прежде чем принимать какое-либо решение.

Что предлагают Lucca и аналогичные решения

Для всестороннего обзора французского рынка необходимо вновь рассмотреть специализированные решения. Лукка является наиболее часто упоминаемым примером среди французских компаний, стремящихся эффективно управлять своими человеческими ресурсами.

Компания Lucca заслужила свою репутацию благодаря системам учета рабочего времени и отсутствий, предлагая уровень персонализации, которому могут позавидовать немногие поставщики программного обеспечения. Компании со сложными правилами отдыха, специфическими соглашениями или множеством графиков работы найдут в Lucca возможности, недоступные в универсальных решениях.

Lucca также предлагает модули для управления собеседованиями и отслеживания сотрудников, используя модульный подход: вы активируете то, что вам нужно, и платите только за то, что активируете.

Таким образом, выбор между Lucca и интегрированной платформой зависит не от качества, а от характера вашей основной потребности. Если управление человеческими ресурсами является вашим главным приоритетом, то специализированное решение — это правильный стратегический выбор. Если же ваша цель — улучшить согласованность между сотрудниками, проектами и выставлением счетов, то интеграция — лучший вариант.

Компании, которая уже использует Lucca и хочет улучшить связь со своим отделом управления продажами, следует также сравнить стоимость интеграции со стоимостью полной смены платформы.

Ощутимое улучшение повседневной жизни сотрудников

Много говорят об улучшении кадровых процессов, но редко задаются вопросом о том, как это влияет на самих сотрудников. Три улучшения очевидны с первого взгляда.

Повысить осведомленность о правах граждан. Сотрудник, который видит точные показания своего счетчика, больше не задает вопросов и никому не мешает.

Улучшить время отклика. Запрос, одобренный за два часа, а не за неделю, меняет восприятие отдела кадров.

Улучшить доступ к собственным комнатам. Сотруднику, который забирает сертификат самостоятельно в 8 часов вечера в пятницу, не нужно ждать до понедельника.

Эти улучшения могут показаться незначительными, но они оказывают существенное влияние на восприятие сотрудниками своей компании и обходятся дешевле, чем большинство программ мотивации.

Управление несколькими объектами или несколькими сайтами.

Многие растущие компании в конечном итоге управляют несколькими юридическими лицами или несколькими филиалами. Это усложняет управление персоналом.

Необходимо уметь управлять различными правилами для каждого подразделения, справляться с руководителями, которые видят только свою зону ответственности, и предоставлять консолидированное представление высшему руководству. Модуль управления персоналом, разработанный для одного подразделения, быстро выявляет свои ограничения.

Наилучший подход — проверить этот момент перед принятием решения, даже если у вас сейчас только один филиал. Необходимость менять решения из-за открытия второго филиала — это ограничение, которого можно избежать.