FEC — это структурированный документ, который все компании, использующие структурированный учет, обязаны предоставлять налоговым органам в случае налоговой проверки. Его формат строго регламентирован до последнего поля, и несоблюдение требований влечет за собой штрафные санкции.
| Время | журнал | Сумма |
|---|---|---|
| 05/01 | VE | 2 400,00 |
| 28/01 | BQ | 2 400,00 |
| 12/02 | VE | 1 800,00 |
| 14/03 | AC | 600,00 |
Для выполнения обязательства достаточно регулярно вносить, проверять и прикреплять документы.
Файл содержит только проверенные записи. Если оставить бухгалтерскую отчетность в черновом варианте, файл будет неполным и, следовательно, не соответствовать требованиям FEC. Ежемесячная проверка решает проблему навсегда.
Файл FEC содержит ссылку на документ, а не сам документ. Подтверждающие документы остаются доступными аудитору в том формате, в котором вы их храните.
Обязательство вступает в силу только после проверки, но сроки этого процесса короткие. Подготовка и проверка файла после каждого закрытия сделки исключает ощущение срочности.
Все данные, введенные в Djaboo, используются для формирования записей, извлекаемых из файла.
Файл бухгалтерских записей, обычно называемый FEC, представляет собой цифровой файл, содержащий все бухгалтерские записи за финансовый год в стандартизированном формате. Он включает в себя каждую запись с номером счета, описанием, суммой дебета и суммой кредита.
Это обязательство закреплено в статье L47 AI Французского налогового процессуального кодекса. Оно применяется с 1 января 2014 года ко всем компьютеризированным системам бухгалтерского учета, независимо от размера компании. Таким образом, Французский бухгалтерский файл (FEC) касается практически всех французских компаний, включая те, которые используют простые онлайн-программы для бухгалтерского учета.
Файл бухгалтерских записей (FEC) позволяет аудитору анализировать бухгалтерские записи компании, используя собственные инструменты, без необходимости обращаться к экранам бухгалтерского программного обеспечения. Это позволяет ему удаленно сортировать, фильтровать, пересчитывать и выявлять аномалии всего за несколько минут в больших объемах данных, которые невозможно было бы проверить вручную.
Для компании составление соответствующего требованиям финансового отчета также является хорошей проверкой: файл, созданный без ошибок, свидетельствует о здоровом ведении компьютерного учета, наличии проверенных записей и согласованных номеров счетов.
Распространенная ошибка — путать французский бухгалтерский файл (FEC) с налоговой декларацией или стандартным бухгалтерским экспортом. Налоговая декларация — это выходные данные, а FEC — это исходные данные: все записи, построчно, без группировки или корректировок.
Это относится к компаниям, которые ведут бухгалтерский учет с использованием компьютерной системы и подлежат аудиту. Это охватывает категории BIC, BNC и BA как для целей корпоративного, так и для личного подоходного налога.
Компания, ведущая всю свою бухгалтерию на бумаге, не обязана предоставлять французский бухгалтерский отчет (FEC). На практике это стало редкостью. Микропредприятия, ведущие только учет продаж, также освобождены от обязанности предоставлять отчеты, поскольку у них нет бухгалтерских записей, определенных в плане бухгалтерского учета.
Когда бухгалтерский учет ведется фирмой, она формирует файл бухгалтерских записей с помощью собственного программного обеспечения. Однако компания остается ответственной за передачу файла бухгалтерских записей (FEC) и обеспечение его соответствия требованиям: в случае несоответствия компания подвергается штрафным санкциям.
Структура файла бухгалтерской документации определяется статьей А47 А-1 Налогового процессуального кодекса. Для предприятий, относящихся к категории BIC (промышленная и коммерческая прибыль), обязательными являются восемнадцать полей, расположенных в указанном порядке.
Чемпион | Содержание |
|---|---|
JournalCode | Исходный код журнала |
JournalLib | Заголовок газеты |
Цифровое письмо | Номер записи |
Дата написания | Дата учета |
Номер счета | Номер счета, согласно стандартам бухгалтерского учета. |
CompteLib | Метка учетной записи |
CompAuxNum | номер дочернего счета |
CompAuxLib | Описание дочернего счета |
Номер детали | Ссылка на подтверждающий документ |
PieceDate | Дата постановки |
WritingLib | Надпись на этикетке |
Дебет | Сумма к списанию |
Кредит | Зачисленная сумма |
Письмо | Код надписи |
DateLet | Дата нанесения надписи |
Дата валидации | Дата подтверждения написания |
Сумма в валюте | Сумма в иностранной валюте, если применимо. |
Валюта | Идентификатор валюты |
Предприятия, подпадающие под действие налоговых режимов BNC (некоммерческая прибыль) и BA (сельскохозяйственная прибыль), имеют структуры, адаптированные к их методам бухгалтерского учета, с различным количеством полей. Принцип остается тем же: каждая строка записи, без агрегирования.
Файл FEC представляет собой компьютерный файл в текстовом формате, с одним разделителем между полями: табуляцией или вертикальной чертой. Первая строка содержит названия полей в предписанном порядке. Файл электронной таблицы не соответствует стандартам, даже если он содержит точно такую же информацию.
Название файла должно соответствовать определённому правилу: номер SIREN компании, аббревиатура FEC, затем дата окончания отчётного периода в формате год, месяц, день. Файл с некорректным названием обычно отклоняется при передаче, даже если его содержимое корректно.
Допускаются две кодировки: ASCII и UTF-8. Ошибки в написании символов почти всегда возникают из-за неправильной кодировки при экспорте. Этот момент требует проверки, поскольку он затрудняет использование контента для рецензента.
Все бухгалтерские программы, продаваемые во Франции, предлагают функцию экспорта в FEC (Foreign Accounting Certificate). Эта функция обычно находится в меню отчетов или экспорта налоговых данных. Создание файла FEC занимает всего несколько секунд: вы выбираете финансовый год, подтверждаете, и файл бухгалтерских записей генерируется.
Файл, созданный вашей программой, содержит только проверенные записи. Непроверенный бухгалтерский файл (ББФ) является неполным и, следовательно, не соответствующим требованиям. Проверка бухгалтерских записей — это первый шаг перед любым экспортом, и это также является хорошей практикой само по себе.
Французское управление государственных финансов (DGFIP) предоставляет бесплатный инструмент для проверки структуры файлов: наличие полей, формат дат, согласованность сумм и баланс между дебетами и кредитами. Запуск этой проверки перед отправкой запроса позволяет избежать неприятных сюрпризов в день аудита.
Файл бухгалтерских записей (FEC) охватывает один отчетный период. Таким образом, аудит, охватывающий три периода, приводит к представлению трех отдельных файлов, каждый из которых назван в соответствии с датой закрытия отчетного периода.
Процедура начинается с уведомления о проверке, направляемого компании. В этом документе указываются соответствующие финансовые годы и упоминается обязанность предоставления французского бухгалтерского досье (FEC). Срок отсчитывается с момента получения этого уведомления.
Компания обязана по закону представить файл бухгалтерских записей (FEC) с момента получения уведомления. Этот срок короткий, особенно если файл бухгалтерских записей никогда ранее не проверялся. Предварительное формирование файла FEC в конце финансового года позволяет избежать ощущения срочности.
Файл бухгалтерских записей (FEC) подается в электронном виде или с помощью цифровых средств в соответствии с процедурами, установленными аудитором. Удаленная передача стала нормой, упрощая процесс для всех.
Аудитор выполняет компьютерную обработку бухгалтерских данных: поиск дубликатов, проверку нумерации и сверку с налоговыми декларациями. Этот анализ охватывает все записи, а не только выборку.
Статья 1729 D Общего налогового кодекса Франции предусматривает штраф в размере 5000 евро за непредставление французской бухгалтерской отчетности (FEC) или за несоблюдение требований к ее ведению. При внесении корректировок штраф может быть увеличен до 10% от суммы налога, подлежащего уплате компанией, если эта сумма выше.
Неполный или неправильно отформатированный файл, содержащий непроверенные записи или итоговые суммы, не соответствующие бухгалтерским записям, является нарушением требований. Содержание так же важно, как и форма: даже технически корректный файл, в котором отсутствует бухгалтерская запись, все равно подлежит штрафным санкциям.
Помимо штрафа, отсутствие пригодного для использования файла FEC может привести к отклонению бухгалтерской отчетности. Затем налоговые органы восстанавливают результаты, используя собственные ресурсы, что является наиболее дорогостоящим последствием для компании.
Это самая распространённая ошибка. Непроверенные записи не включаются в файл бухгалтерских записей, и итоговые суммы больше не соответствуют балансу. Проверяйте каждый период после проверки, и проблема исчезнет навсегда.
Номер счета, не соответствующий стандартам бухгалтерского учета, например, вымышленный корень, затрудняет использование файла. Аудитор больше не может связать строку с известной категорией, и компания должна предоставить объяснение.
Поле EcritureLib должно описывать транзакцию. Пустые поля или поля, содержащие только точку, сразу же привлекают внимание. Эта деталь в ежедневном бухгалтерском учете будет наказываться при налоговой проверке.
В поле EcritureNum каждая бухгалтерская запись должна иметь непрерывную последовательность. Пробел в нумерации указывает на удаление записи, чего и призваны предотвратить правила.
Поля EcritureLet и DateLet должны быть согласованы: буквенный код без даты или наоборот приводит к структурной аномалии. Правило простое: оба поля заполняются одновременно, либо ни одно из них.
Наилучший подход — создавать файл FEC сразу после каждого закрытия сделки, проверять его с помощью инструмента DGFIP и архивировать вместе с другими бухгалтерскими документами. Когда поступит запрос, просто отправьте его.
Как и другие документы, файл необходимо хранить в течение десяти лет. Архивируйте его вне программного обеспечения, на носителе, который вы контролируете: смена инструмента или поставщика услуг ни в коем случае не должна лишать вас ваших собственных бухгалтерских данных.
Соответствующий требованиям французский бухгалтерский файл (FEC) является результатом хорошо организованного компьютерного учета. Регулярный ввод, проверка, сверка и контроль счетов временного хранения: этих рутинных управленческих задач достаточно для выполнения обязательств без особых усилий.
Перед выбором бухгалтерского программного обеспечения убедитесь, что оно генерирует соответствующий требованиям файл FEC и позволяет его проверить. Эта функция может показаться второстепенной на момент покупки, но она становится критически важной в день проверки.
В современной налоговой проверке первым запрашиваемым документом является дело о бухгалтерской отчетности. Налоговые органы больше не начинают с папок с документами; они начинают с данных. Поэтому любая компания, подпадающая под это требование, должна рассматривать дело о бухгалтерской отчетности как основной документ в своей защите.
Обработка файла бухгалтерских записей направлена на выявление конкретных аномалий: нарушения последовательности, записи, сделанные после закрытия, повторяющиеся округленные суммы, неурегулированные счета временного хранения, несоответствия между бухгалтерскими записями и поданными налоговыми декларациями.
Затем обсуждаются поднятые вопросы. Для предоставления точных ответов необходимо понимать собственную бухгалтерскую документацию. Именно здесь бухгалтерские практики с четким описанием становятся бесценными, выходя далеко за рамки простого соблюдения требований Федеральной избирательной комиссии.
Опытный бухгалтер, специализирующийся на налоговых проверках, умеет предвидеть вопросы и готовить подтверждающую документацию. Привлечение его к процессу сразу после получения уведомления — это элементарная мера предосторожности, и это всегда дешевле, чем реагировать постфактум.
Требования к файлу FEC являются частью более широкого набора: регулярное ведение бухгалтерского учета, хранение документов, надежный контрольный след для НДС, а в скором времени — электронное выставление счетов. Все они основаны на одном и том же требовании: полные и неизменяемые бухгалтерские данные.
Реформа электронного выставления счетов усиливает этот подход. С 1 сентября 2026 года все предприятия должны иметь возможность получать электронные счета-фактуры, а обязанность по их выставлению будет вводиться поэтапно до 1 сентября 2027 года для малых и средних предприятий. Передаваемые данные будут напрямую заполнять бухгалтерскую отчетность компаний.
На практике компании, использующей современное бухгалтерское программное обеспечение, не нужно делать ничего особенного: составление соответствующего требованиям французского бухгалтерского досье и ответы на запросы налоговых органов становятся рутинными операциями. Тем, кто до сих пор работает с электронными таблицами, придется сменить инструмент, другого выхода нет.
Возьмите за правило ежегодно после закрытия бухгалтерских книг проводить полную проверку: создавать файл FEC, тестировать его, архивировать и проверять соответствие итоговых сумм балансу. Полчаса в год достаточно, чтобы исключить налоговые риски, связанные с форматом файла.
Создайте бесплатный аккаунт и обеспечьте проверку и обоснованность своих транзакций.
