Основные средства и амортизация, без потери подтверждения покупки

Что такое основные средства в бухгалтерском учете?

Основные средства — это активы или права, предназначенные для постоянного нахождения в компании, то есть на период, превышающий один отчетный период. В отличие от стандартных расходов, они не полностью списываются в год их приобретения. Они отражаются как актив в балансе, а их стоимость затем распределяется во времени посредством амортизации.

Для того чтобы актив был классифицирован как основной актив, он должен соответствовать трем совокупным условиям:

• Это легко узнаваемо.
• Это принесет компании будущие экономические выгоды.
• Его стоимость можно достоверно оценить.

Компьютер, приобретенный для сотрудника, служебный автомобиль, программное обеспечение для бизнеса или патент — типичные примеры основных средств. В отличие от них, пачка бумаги или ежемесячная подписка — это текущие расходы: они потребляются немедленно и не предназначены для долгосрочного использования.

Основные средства учитываются по их первоначальной стоимости, которая включает в себя цену покупки без учета налогов (или со всеми налогами, если НДС не подлежит возмещению), а также затраты, непосредственно связанные с их вводом в эксплуатацию: транспортировка, установка и оплата услуг специалистов. Затраты на обучение пользователей и общие административные расходы не учитываются.

Основные средства или расходы: как решить?

Это один из наиболее часто задаваемых вопросов среди руководителей очень малых и малых предприятий, и один из самых распространенных источников ошибок. Общее правило ясно: если актив используется компанией в течение более чем одного отчетного периода и не потребляется при первом использовании, он должен быть капитализирован.

Однако существует налоговая льгота для активов низкой стоимости. При стоимости ниже определенного порогового значения (без НДС) актив может быть списан в расходы напрямую, даже если срок его полезного использования превышает один финансовый год. Этот порог рассчитывается за единицу товара, а не по общей сумме счета-фактуры. Ваш бухгалтер может подтвердить точную сумму, применимую к вашей ситуации, поскольку этот порог может меняться.

Несколько практических рекомендаций, которые помогут вам принять решение:

• Использовался ли актив более года? Если да, это веский аргумент в пользу его иммобилизации.
• Израсходован ли товар с момента первого использования? Если да, то это является платой.
• Предназначен ли этот товар для перепродажи? Если да, то это товарные запасы, а не основные средства.
• Финансируется ли актив за счет лизинга? Во французской бухгалтерской отчетности лизинг не отражается в балансе как актив: это не основной актив.

В случае сомнений лучше всего проконсультироваться с бухгалтером, прежде чем вносить запись. Неправильная классификация может исказить результаты и привести к налоговым последствиям.

Три категории основных средств

В Общем плане бухгалтерского учета выделяются три основные группы основных средств, для каждой из которых действуют свои правила учета и налогообложения.

Нематериальные активы включают в себя все, что не имеет физической субстанции, но обладает реальной и долгосрочной экономической ценностью: программное обеспечение ERP, патент, лицензия или затраты на разработку прототипа. Некоторые нематериальные активы, такие как деловая репутация или право аренды, не подлежат амортизации в соответствии со стандартными налоговыми правилами.

Материальные основные средства — это материальные активы, которые можно потрогать: коммерческие помещения, производственное оборудование, служебные автомобили, компьютерное оборудование и офисная мебель. Земля — особый случай: хотя она и является материальным основным средством, она не амортизируется, поскольку срок ее полезного использования считается неограниченным.

Финансовые активы — это долгосрочные инвестиции денежного характера: доля в капитале другой компании, кредит, предоставленный на срок более одного года, или залог, внесенный при аренде коммерческих помещений. Они не подлежат амортизации, но могут быть обесценены, если их стоимость снизится.

Что такое амортизация и какова её цель?

Амортизация — это бухгалтерский учет постепенного снижения стоимости основных средств с течением времени. Это снижение стоимости может быть вызвано физическим износом, связанным с использованием, устареванием технологий или просто течением времени.

На практике, вместо того чтобы вычитать всю стоимость актива в год его приобретения, амортизация позволяет распределить эти расходы на весь ожидаемый срок полезного использования актива. Каждый год часть стоимости отражается в отчете о прибылях и убытках в виде амортизационных отчислений.

Амортизация выполняет для компании несколько важных функций:

• Это точно отражает экономическую реальность, показывая фактическое снижение стоимости активов в бухгалтерской отчетности.
• Это ежегодно уменьшает налогооблагаемый доход, что снижает налоговую нагрузку на протяжении всего срока службы актива.
• Это позволяет планировать будущую замену оборудования.
• Это позволяет получить более точное представление о чистой стоимости активов компании, отраженных в балансе.

Чистая балансовая стоимость (ЧБС) основного средства соответствует его первоначальной валовой стоимости за вычетом общей накопленной амортизации. Когда ЧБС достигает нуля, актив считается полностью амортизированным. Тем не менее, он может продолжать использоваться в компании.

Амортизация начинается с даты ввода актива в эксплуатацию, а не с даты выставления счета. Расходы должны быть отражены в конце каждого финансового года, даже если нет прибыли: это требование бухгалтерского учета, а не опция.

Линейная амортизация и амортизация по методу уменьшающегося остатка: разница.

Существует несколько методов амортизации. Два основных метода, используемых очень малыми предприятиями и МСП, — это прямолинейная амортизация и амортизация по уменьшающемуся остатку.

Линейная амортизация Это базовый метод. Он заключается в равномерном распределении стоимости актива на протяжении всего срока его полезного использования. Ежегодно распределение остается одинаковым. Это самый простой метод, применяемый по умолчанию, если не выбран другой.

Амортизация по нисходящему балансу Этот метод позволяет получать более крупные налоговые вычеты в первые годы, а затем их размер уменьшается. Он применяется путем умножения ставки прямолинейного вычета на коэффициент, установленный налоговыми органами, который варьируется в зависимости от периода амортизации актива. Этот метод предназначен для определенных соответствующих активов и направлен на стимулирование инвестиций за счет более быстрого получения налоговой выгоды. Он не применяется к бывшим в употреблении активам или активам с периодом амортизации менее трех лет.

Вымышленный и упрощенный пример, представленный исключительно в образовательных целях:

Вымышленная компания Lumex приобретает производственную машину за 20 000 евро без учета налогов, которая вводится в эксплуатацию 1 января года N и рассчитана на пять лет эксплуатации.

При прямолинейной амортизации годовое распределение средств остается постоянным:

При амортизации по методу уменьшающегося остатка (используя этот гипотетический пример с предполагаемым коэффициентом 1,75, применяемым к прямолинейной ставке 20%, т.е. ставке уменьшающегося остатка 35%), амортизационные отчисления в начале периода выше:

Эти цифры являются полностью вымышленными и служат лишь для иллюстрации механизма. Фактические коэффициенты, ставки и сроки, применимые к вашей ситуации, должны быть определены совместно с вашим бухгалтером, поскольку они зависят от характера актива и действующих налоговых правил.

График амортизации и реестр основных средств

В основе управления основными средствами лежат два документа: график амортизации и реестр основных средств.

График амортизации Для каждого основного средства составляется отчет на дату его ввода в эксплуатацию. В нем по годам суммируются годовые суммы амортизационных отчислений, накопленная амортизация и чистая балансовая стоимость. Этот отчет является справочным документом для заключительных бухгалтерских проводок. Его необходимо хранить и обновлять на протяжении всего срока полезного использования актива.

Реестр основных средств Это всеобъемлющий документ учета, в котором перечислены все основные средства компании. Для каждого актива в него необходимо включить:

• Наименование и характер объекта недвижимости.
• Дата приобретения и дата ввода в эксплуатацию.
• Стоимость внесения данных в баланс.
• Выбранный метод и период амортизации.
• Ежегодные отчисления и совокупная амортизация.
• Дата и условия реализации актива (передача, списание, уничтожение).

Этот реестр является обязательным. Он служит основным подтверждающим документом в случае налоговой проверки. Налоговые органы могут запросить его в любое время для проверки соответствия между бухгалтерскими записями и фактическими активами. Неполный, устаревший или отсутствующий реестр может привести к налоговым корректировкам компании.

Эти документы можно вести вручную, используя электронные таблицы, или, что более надежно и безопасно, с помощью бухгалтерского программного обеспечения. Автоматизация снижает риск ошибок и упрощает составление финансовой отчетности в конце каждого финансового года.

Наиболее распространенные ошибки

Расходы на активы, которые должны быть капитализированы.

Это классическая ошибка. Менеджер покупает дорогостоящее оборудование и сразу же отражает его как расход, чтобы уменьшить свою прибыль. Если актив соответствует критериям основного средства, эта практика некорректна и может быть переклассифицирована во время налоговой проверки. В результате прибыль за год искажается, и могут быть наложены штрафы.

Забыли начать начисление амортизации с даты ввода в эксплуатацию.

Амортизация начинается не с даты выставления счета, а с даты фактического ввода актива в эксплуатацию в компании. Путаница с этими двумя датами приводит к некорректному начислению амортизации, особенно за первый год, который должен рассчитываться пропорционально.

Несоблюдение требований к актуальности реестра основных средств

Неполный или устаревший реестр — одна из первых аномалий, выявляемых при налоговой проверке. Каждая запись, каждая продажа и каждое изменение должны отслеживаться в режиме реального времени. Проданный или списанный актив, остающийся отраженным в балансе, искажает чистую стоимость компании.

Неверное толкование характера иммобилизации

Классификация актива в неправильной категории (например, материального вместо нематериального) может привести к применению неподходящего периода или метода амортизации. Последствиями являются несправедливое распределение расходов во времени и потенциально неверные налоговые результаты в течение нескольких финансовых лет.

Забыть списать проданные или списанные основные средства

Когда актив продается, повреждается, крадется или становится непригодным для использования, он должен быть исключен из баланса. Если это исключение не отражено в балансе, актив продолжает фигурировать в нем, и амортизационные отчисления продолжают рассчитываться неверно. Чистая балансовая стоимость должна быть сторнирована, а прибыль или убыток от выбытия должны быть признаны.

Применение периода амортизации без обоснования.

Использование периода амортизации, основанного на привычке или простом копировании и вставке данных из одного финансового года в другой, без адаптации к фактическому использованию актива, является рискованной практикой. Период должен отражать фактический предполагаемый срок полезного использования, установленный компанией. Любое существенное изменение в использовании должно стать основанием для пересмотра плана амортизации в будущем.