В вашем банковском балансе и выписке по счету никогда не отображается одна и та же цифра одновременно: программное обеспечение для сверки банковских счетов объясняет причины расхождений и исправляет их до того, как они вызовут проблемы.
Сальдо программного обеспечения и банковский баланс почти никогда не совпадают. Сверка используется для того, чтобы понять причины, а не для того, чтобы навязать равенство.
Пока выписка остается в формате PDF в почтовом ящике, сверка производится вручную, дважды в год, в спешке. После импорта она превращается в список транзакций, сопоставимый с уже зарегистрированными записями.
Выписанный, но не обналиченный чек, ожидающий перевод, незарегистрированные банковские комиссии, неверная сумма. Сверка включает в себя классификацию каждого расхождения по одной из этих категорий, а затем принятие мер в отношении тех, которые требуют внесения изменений.
Это классический неприятный сюрприз при закрытии счета. Счет, открытый для определенной цели, больше не пополняется, не отслеживается, и транзакции по нему больше не регистрируются. Уведомление о закрытии счета после 45 дней бездействия существует именно по этой причине.
Банковская операция почти всегда соответствует выставленному счету или понесенным расходам в другом месте инструмента.
Сверка банковских счетов — это контрольная операция, которая включает в себя сравнение на определенную дату остатка по счету 512 (Банки) в ваших бухгалтерских записях с остатком, указанным в вашей банковской выписке. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что каждая операция, зарегистрированная в ваших бухгалтерских книгах, соответствует фактической операции на счете компании, и наоборот.
Результатом этого сравнения является документ, называемый банковской выпиской. В нем перечислены все операции, присутствующие в одном из двух документов, объясняется, почему они создают временное расхождение, и приводится так называемый «скорректированный» баланс, в котором каждая копейка разницы обоснована.
Необходимо различать сверку банковских счетов и сопоставление счетов. Сопоставление счетов связывает каждый счет-фактуру с соответствующим платежом (счет клиента 411 или счет поставщика 401). Сверка банковских счетов проверяет общую согласованность остатка на счете 512 с банковскими данными. Каждый процесс взаимосвязан с другим: актуальное сопоставление счетов автоматически уменьшает количество расхождений, которые необходимо устранить в процессе сверки.
Расхождение между двумя балансами не обязательно является признаком серьезной ошибки. Чаще всего оно отражает временную задержку между моментом регистрации транзакции в бухгалтерской системе и моментом ее фактической обработки банком. В таблице ниже перечислены наиболее частые причины.
| Причина расхождения | Бухгалтерская сторона | Что касается банковских выписок |
|---|---|---|
| Чек выдан, но еще не обналичен. | Текст составлен в день выпуска. | Списание средств не производилось; получатель платежа еще не предъявил чек. |
| Перевод в процессе обработки | Запись сделана в дату заказа. | Информация о сумме кредита или дебета пока не отображается (время обработки банком). |
| Банковские комиссии не введены. | Отсутствует письменное подтверждение (нет предварительного счета-фактуры). | Автоматическое списание средств отображается в выписке. |
| Ошибка ввода | Перевернутая сумма или неправильно поставленная десятичная точка | Точная сумма, списанная или зачисленная банком. |
| Забытый платеж | Заявки не принимаются (подписка, страховка, аренда…). | Автоматическое списание средств отображается в выписке. |
Эти расхождения являются нормальными, если они выявлены и задокументированы. Проблема возникает, когда они накапливаются из месяца в месяц без объяснения причин: во время налоговой проверки аудитор может запросить файл бухгалтерских записей (FEC) и сопоставить его данные с вашими банковскими выписками. Повторяющиеся, необоснованные расхождения являются тревожным сигналом.
Подготовьте три документа: выписку из банковского счета за рассматриваемый период, выписку со счета 512 из вашей бухгалтерской программы и последнюю подтвержденную банковскую выписку. Последний документ необходим для проверки совпадения начальных остатков. Расхождение с самого начала указывает на нерешенную проблему, выявленную при предыдущей сверке.
Сравните начальный баланс счета 512 с балансом на начало периода, указанным в банковской выписке. Если они не совпадают, перед продолжением необходимо скорректировать сверку за предыдущий период. Неправильное формирование баланса делает невозможным сверку текущего баланса.
Сравните каждую транзакцию в банковской выписке построчно с соответствующей записью в счете 512. Примечание: столбцы дебета и кредита в двух документах поменяны местами. Платеж клиента отображается как дебет в ваших бухгалтерских записях (увеличение актива) и как кредит в выписке (банк должен вам эти деньги). Отметьте каждую проверенную пару как «совпадающие».
Отдельно перечислите операции, отраженные в банковской выписке, но не зарегистрированные в бухгалтерской системе (комиссионные сборы, прямые дебеты, полученные, но не введенные в систему переводы), и операции, зарегистрированные в бухгалтерской системе, но еще не обработанные банком (выписанные чеки, ожидающие поступления депозиты). Эти пункты составляют банковскую выписку сверки.
Создайте таблицу с двумя столбцами. В первом столбце вычитается баланс счета и добавляются или вычитаются непогашенные операции из бухгалтерских записей. Во втором столбце вычитается баланс банковского счета и добавляются или вычитаются непогашенные операции из банковских записей. В результате в обоих столбцах должен получиться одинаковый согласованный баланс. Если это не так, остается ошибка, которую необходимо выявить.
Внесите корректирующие записи по операциям, которые присутствуют в банковских выписках, но отсутствуют в бухгалтерской отчетности (банковские комиссии, пропущенные прямые дебеты). Затем приложите подписанную выписку о сверке банковских счетов с соответствующими подтверждающими документами. Этот документ служит доказательством того, что сверка была проведена.
Частота сверки зависит от объема транзакций вашей компании. Для очень малого бизнеса с небольшим количеством ежемесячных транзакций достаточно ежемесячной сверки, которую можно проводить вручную. Для малого или среднего предприятия (МСП) со значительным денежным потоком или несколькими банковскими счетами предпочтительнее еженедельная сверка. Предприятиям, которые обрабатывают наличные платежи или управляют многочисленными прямыми дебетовыми операциями, следует сверять свои счета еще чаще.
В любом случае, сверка в конце года необходима. Ожидание до закрытия года для обработки отчетности за двенадцать месяцев создает значительную рабочую нагрузку и значительно затрудняет выявление прошлых ошибок. Чем старше аномалия, тем больше времени требуется для ее восстановления и исправления.
Каждый банковский счет, открытый на имя компании, должен быть сверен отдельно. Если у вашей компании три счета, необходимо подготовить три сверки.
Программное обеспечение для сверки банковских счетов подключается напрямую к вашим счетам через защищенные протоколы (PSD2, EBICS в зависимости от размера вашей организации) и извлекает ваши транзакции без ручного повторного ввода. Больше не нужно импортировать CSV-файлы или копировать столбцы с банковского портала. Данные собираются ежедневно, что позволяет устранять расхождения по мере их возникновения, а не все сразу в конце месяца.
Программное обеспечение применяет настраиваемые правила для автоматического сопоставления повторяющихся транзакций: арендные платежи, подписки, прямые дебеты и возмещение расходов. Пары, в которых совпадают сумма, дата и описание, проверяются без участия человека. Затем бухгалтерия обрабатывает только исключения — то есть записи, которые система не смогла сопоставить самостоятельно.
Несогласованные транзакции немедленно отображаются на специальной панели управления. Неучтенные банковские комиссии, неизвестные прямые дебеты или двойные списания отображаются на следующий день, а не в конце месяца. Такая оперативность особенно полезна для выявления попыток мошенничества или банковских ошибок, когда еще есть возможность принять меры.
Каждая сверенная транзакция отслеживается: кто ее утвердил, когда и по какому правилу. История сверки сохраняется и может быть экспортирована. В случае налоговой проверки вы можете сформировать сверку за любой прошлый период без ручного восстановления данных. Некоторые программы также генерируют собственный экспорт FEC, соответствующий обязательным полям, определенным налоговыми органами.
В ходе ежегодного закрытия отчетного периода или аудита дипломированный бухгалтер систематически запрашивает сверку банковских счетов для обоснования остатков денежных средств в балансе. Без этого документа невозможно подтвердить, что счет 512 точно отражает фактические банковские операции.
Выписка по банковской выписке должна быть подписана, датирована и сопровождаться подтверждающими документами по непогашенным операциям. Выданный, но не обналиченный чек должен быть идентифицируемым: номер, получатель и сумма. Ожидающий банковский перевод должен быть связан с платежным поручением. Бухгалтер также проверяет, были ли урегулированы непогашенные операции за предыдущий месяц в выписке за следующий месяц. Чек, который остается неучтенным в течение нескольких месяцев и не отображается в банковской выписке, является аномалией, требующей расследования.
Если ваша компания подлежит обязательной аудиторской проверке, сверка банковских счетов является одним из доказательств, проверяемых в процессе сертификации. Документированный и регулярный процесс упрощает эти обмены и сокращает время, затрачиваемое на ответы на запросы о предоставлении подтверждающей документации.
Начинать новую сверку, не убедившись, что начальные остатки совпадают с предыдущими, — это все равно что строить на шатком грунте. Незавершенные операции за предыдущий месяц должны быть указаны в выписке за текущий месяц. Если их там нет, они должны оставаться в списке незавершенных до тех пор, пока не будут урегулированы.
Разница в несколько центов может скрывать две компенсирующие ошибки: с одной стороны, сумму, введенную с неправильно расположенной десятичной точкой, а с другой — округленную сумму. Проверка сверки с необъяснимой остаточной разницей, какой бы незначительной она ни была, вносит ошибку, которая будет переноситься на последующие периоды.
Банки различают дату транзакции (дату регистрации транзакции) и дату валютирования (дату, используемую для расчета процентов). Для целей сверки определяющим фактором является дата транзакции. Использование неверной даты создает искусственные расхождения, которые трудно объяснить.
Проведенная, но не сохраненная сверка не считается аудитором действительной. Каждое заключение о сверке должно быть экспортировано, подписано и заархивировано вместе с соответствующей подтверждающей документацией. В случае аудита вы должны быть в состоянии предоставить эти документы за любой прошлый период.
Для каждого банковского счета в системе учета должен быть свой собственный счет 512 и своя собственная выписка сверки. Объединение нескольких счетов в одной таблице делает сверку невозможной и искажает остатки денежных средств.
Обработка транзакций за двенадцать месяцев одновременно значительно увеличивает риск ошибок и затрудняет выявление аномалий. Ошибку ввода данных за январь гораздо проще исправить в феврале, чем в декабре. Регулярная сверка является основным условием ее эффективности.
Создайте бесплатный аккаунт, импортируйте свою первую выписку и посмотрите, чем объясняется расхождение.
