Спецификация материалов (BOM) — это структурированный перечень всех компонентов, необходимых для изготовления готового изделия. Это справочный документ, связывающий ваши запасы, затраты и производство.
Пока состав продукта существует в сознании мастерской, себестоимость является приблизительной оценкой, а запасы — ориентировочными.
Этот агрегат также необходим, и его наличие влечет за собой потери. Незадекларированные обрезки или испарение лака приводят к тому, что теоретический запас неделя за неделей меняется, и никто не понимает, в чем причина расхождения.
Готовая продукция поступает, комплектующие вывозятся. Если эти два движения не регистрируются одновременно, запасы комплектующих остаются искусственно завышенными, и компания размещает заказы слишком поздно.
Этот вопрос мы задаем себе, когда сталкиваемся с заказом. Без спецификации материалов нам приходится проверять каждый компонент вручную. При наличии спецификации ответ можно получить непосредственно из наиболее важного компонента.
Это определяет, что можно продать, что нужно купить и сколько на самом деле стоит товар.
Спецификация материалов (BOM) — это исчерпывающий и упорядоченный перечень всех компонентов, сырья, узлов и материалов, используемых при производстве готового изделия. Она указывает не только, какие именно элементы необходимы, но и в каком количестве, в какой единице измерения и с каким допуском на потери.
На практике, если вы изготавливаете мебель, в вашей спецификации материалов указаны платы, винты, петли, клей, ножки, а также точное количество каждого компонента, необходимое для изготовления одной единицы. Если вы собираете электронное изделие, в спецификации подробно описана каждая печатная плата, каждый кабель, каждый корпус.
Спецификация материалов отличается от производственного процесса. Процесс описывает этапы производства (какие операции необходимо выполнить, в каком порядке, на каком оборудовании). Спецификация материалов, с другой стороны, отвечает только на один вопрос: из чего сделан этот продукт?
Этот документ используется несколькими отделами: производством для определения того, что необходимо изъять со склада, отделом закупок для прогнозирования поставок, бухгалтерией для расчета затрат, а также отделом контроля качества для отслеживания компонентов в случае проблем с поставленной продукцией.
Спецификация материалов (BOM) является отправной точкой для расчета себестоимости продукции. Сопоставляя каждый компонент с его себестоимостью за единицу, вы получаете общую стоимость материалов для одной произведенной единицы. Рассмотрим гипотетический пример: если ваш продукт содержит 3 компонента по 2 евро каждый, 1 компонент по 5 евро и 0,5 кг сырья по 4 евро/кг, то себестоимость материалов составит 13 евро. Добавьте затраты на рабочую силу и накладные расходы, и вы получите полную себестоимость. Без актуальной спецификации материалов этот расчет основан на приблизительных оценках, которые быстро расходятся с реальностью, особенно при изменении цен поставщиков.
Перед запуском производственного заказа крайне важно убедиться в наличии всех компонентов в достаточном количестве. Спецификация материалов (BOM) позволяет провести эту проверку: для каждого указанного компонента система сравнивает требуемое количество (количество на единицу продукции, умноженное на количество производимых единиц) с имеющимся запасом. Если компонент отсутствует, производственный заказ не может быть запущен или должен быть скорректирован. Эта проверка предотвращает остановку производства в середине производственного процесса из-за отсутствия непредвиденного компонента.
При запуске производственного заказа компоненты, указанные в спецификации материалов (BOM), автоматически списываются со склада. Если вы производите 10 единиц продукции, и в вашей спецификации указано 3 винта на единицу, то 30 винтов списываются со склада компонентов, а готовая продукция добавляется на склад. Это автоматическое списание гарантирует точность уровня запасов без необходимости ручного ввода данных для каждого производственного цикла. Это одно из наиболее очевидных операционных преимуществ хорошо настроенной спецификации материалов.
Если в продукции, поставленной клиенту, обнаружен дефект, часто необходимо определить, какая партия компонентов была использована при производстве. Спецификация материалов, сопоставленная с историей производственного заказа, позволяет отследить конкретный компонент до его поставщика. Такая прослеживаемость особенно полезна в пищевой, медицинской и промышленной отраслях, где может потребоваться отзыв продукции. Она также предоставляет ценные доказательства во время проверок качества.
Каждый компонент в спецификации материалов (BOM) занимает отдельную строку. Вот информация, которую должна содержать строка спецификации материалов, чтобы быть пригодной для использования:
| Чемпион | Описание | Примеры |
|---|---|---|
| компонент | Артикул и описание изготавливаемого изделия. | Винт M4-16 / Винт из нержавеющей стали M4x16 |
| Количество единиц | Количество единиц компонента, необходимое для изготовления одной единицы готового изделия. | 4 |
| Блок | Единица измерения, в которой выражается величина. | Штука, кг, литр, метр... |
| Потенциальные потери | Процент потерь материала в процессе производства (брак, испарение, обычные отходы) | 5% (фактически потребленное количество = 4,2) |
| Себестоимость единицы продукции | Покупная или себестоимость компонента, используемая для расчета стоимости материала. | 0,08 €/шт. |
Поле «потенциальные потери» часто упускается из виду очень малыми и средними предприятиями, начинающими работу со спецификацией материалов. Однако оно напрямую влияет на точность учета запасов: если вы постоянно потребляете на 5% больше материала, чем планировалось, не указывая это в спецификации, ваши теоретические запасы постепенно будут расходиться с фактическими.
Одноуровневая спецификация материалов (BOM) напрямую перечисляет все компоненты, входящие в состав готового изделия, без разделения на узлы и агрегаты. Это самая простая и быстрая в реализации форма. Она подходит для простых изделий, состоящих только из сырья и закупленных деталей.
Вымышленный пример одноуровневой спецификации материалов для собранного изделия:
Многоуровневая спецификация материалов (BOM) включает в себя подузлы. Подузел сам по себе является изготовленным изделием, которое имеет свою собственную спецификацию материалов. Готовый продукт содержит подузлы, и каждый подузел содержит компоненты. Эта иерархическая структура точно отражает реальность производства, когда определенные элементы изготавливаются внутри компании, прежде чем быть собранными в конечный продукт.
Вернемся к предыдущему гипотетическому примеру. Если электронная плата изготавливается собственными силами из закупленных компонентов, она становится подузлом со своей собственной спецификацией материалов:
Многоуровневая номенклатура сложнее в обслуживании, но она позволяет более точно рассчитывать себестоимость, лучше управлять запасами полуфабрикатов и обеспечивать более детальную отслеживаемость.
При размещении производственного заказа последовательно происходят три движения запасов.
Сначала компоненты, указанные в спецификации, резервируются или списываются со склада. Количество потребленных компонентов рассчитывается путем умножения количества единиц, указанного в спецификации (с учетом возможных потерь), на количество единиц, которые необходимо произвести. Затем эти компоненты списываются со склада сырья или закупленных компонентов.
Во-вторых, если производство включает в себя узлы и детали, то они изготавливаются и временно помещаются в полуфабрикат, прежде чем быть использованными для окончательной сборки.
Наконец, по завершении производственного заказа готовая продукция добавляется на склад готовой продукции в количестве, фактически произведенном. Если обнаружены какие-либо расхождения в потреблении (компоненты потреблены в большем или меньшем объеме, чем ожидалось), их необходимо зафиксировать для обеспечения согласованности запасов.
Этот механизм предполагает точность спецификации материалов. Неправильное количество в спецификации материалов немедленно приводит к расхождению в запасах, которое накапливается с каждым производственным циклом и в конечном итоге делает теоретический запас непригодным для использования.
Компоненты постоянно меняются: поставщик меняет номер детали, материал заменяется по соображениям стоимости или доступности, формула корректируется. Каждое такое изменение должно быть отражено в спецификации материалов до следующего производственного заказа, а не после.
Вот ситуации, которые должны послужить поводом для обновления номенклатуры:
Хорошей практикой является версионирование спецификаций материалов (СПМ): каждая версия имеет срок действия и заменяет предыдущую, начиная с определенной даты. Это позволяет определить, какая версия СПМ была активна на момент размещения производственного заказа, что крайне важно для отслеживания и анализа отклонений затрат.
Компании, которые ведут учет спецификаций материалов (BOM) в электронных таблицах, быстро сталкиваются с проблемами версионирования: файлы размножаются, версии путаются, и никто не уверен, работает ли он с правильной версией. Специализированный инструмент управления централизует эту информацию и гарантирует, что все используют единое хранилище.
Система учета материалов, не учитывающая производственные потери (отходы при резке, испарение, брак в процессе производства), недооценивает фактическое потребление материалов. С каждым производственным циклом теоретический уровень запасов отклоняется от фактического. Через несколько недель инвентаризация выявляет необъяснимые расхождения, и доверие к данным о запасах рушится.
Использование спецификации материалов, которая больше не отражает реальное состояние текущего продукта, является одним из наиболее дорогостоящих источников ошибок. Расчеты стоимости оказываются неточными, требования к компонентам оцениваются неточно, а списание запасов производится на основе номеров деталей, которые больше не соответствуют тому, что было фактически потреблено.
В спецификации материалов (BOM) всегда должно быть указано количество компонентов, необходимых для изготовления одной единицы готового изделия, а не общее количество для данной партии. Если вы укажете количество для партии в 100 единиц, ваша спецификация материалов будет неверной для любого другого объема производства.
Рассмотрение изготовленного внутри компании узла как закупленного компонента не позволяет системе корректно рассчитать потребности в основных компонентах. Кроме того, искажается себестоимость, поскольку стоимость изготовленного узла не ограничивается его закупочной ценой: она включает в себя материалы и время изготовления.
Изменение спецификации материалов (BOM) без указания даты и характера изменений делает невозможным любой ретроспективный анализ. Если возникнут проблемы с качеством продукции, поставленной три месяца назад, вы не сможете определить, какая версия спецификации материалов была активна в то время, а также какие компоненты были использованы.
Когда два продукта имеют общие компоненты или идентичные узлы, некоторые компании создают совершенно отдельные спецификации материалов (BOM). Если общий компонент изменяется, необходимо обновить каждую затронутую спецификацию. Одна-единственная ошибка может привести к несоответствиям. Наилучший подход — ссылаться на один и тот же узел в нескольких спецификациях материалов, чтобы одно изменение отражалось везде.
Создайте бесплатный аккаунт и отправьте свою первую спецификацию материалов.
