Несколько месторождений, единый статус акций

На каком этапе следует начинать управлять складскими запасами по складам?

Пока компания хранит свои товары в одном месте, достаточно простой программы или файла. Переход происходит, как только появляется второе место хранения: второй цех, местный склад, открытый для обслуживания новой территории, или арендованные помещения для размещения сезонного всплеска спроса. В этот момент вопрос уже не в том, «сколько у меня есть на складе?», а в том, «сколько у меня есть на складе и где?».

Этот фундаментальный сдвиг часто недооценивается. Менеджер, открывающий второй склад, зачастую продолжает управлять запасами так, как если бы у него был только один: один столбец в Excel, та же панель управления и общие объемы. Проблема возникает с первым срочным заказом, который необходимо подготовить: товар есть в системе, но он находится в 80 километрах от клиента.

Управление депозитами становится необходимым в следующих случаях:

• Команды из двух разных мест получают доступ к одним и тем же справочным материалам без централизованной координации;
• Заказы клиентов формируются с нескольких складских точек;
• Перемещение товаров между площадками осуществляется регулярно;
• Инвентаризация должна проводиться на каждом объекте отдельно по бухгалтерским или операционным причинам.

Что меняется в повседневной жизни при наличии нескольких мест хранения?

Знание местонахождения товара

Основная проблема при наличии нескольких складов заключается не в управлении количеством, а в управлении их местоположением. Один и тот же товар, имеющийся на глобальном складе, может быть распределен по трем складам, и на каждом из них может оказаться недостаточное количество для выполнения полного заказа. Без прозрачности на каждом складе менеджер не может принимать обоснованные решения: отгружать с ближайшего к клиенту склада, консолидировать товары с двух складов или размещать заказ на закупку, если товар есть на складе в другом месте.

Программное обеспечение для управления складом на нескольких площадках отображает для каждого товара количество, имеющееся на каждом складе, количество, зарезервированное на складе, и количество, находящееся в пути между площадками. Такой уровень детализации превращает расплывчатый вопрос («Есть ли у нас товар в наличии?») в действенный ответ («Да, 40 единиц в Лионе и 12 в Бордо»).

Избегайте покупки дубликатов.

Без централизованного учета менеджеры каждого склада размещают заказы у поставщиков независимо друг от друга. Один менеджер может заказать 200 единиц определенного товара, потому что у него на складе мало запасов, не зная, что на соседнем складе имеется избыток в 300 единиц. Результат: ненужные денежные средства, перенасыщенные складские площади и товары, срок годности которых истекает или которые становятся устаревшими до того, как их успевают продать.

Централизация данных о запасах по складам позволяет покупателю видеть фактический уровень запасов на всех площадках до подтверждения заказа. Это также позволяет устанавливать пороговые значения для повторного заказа, учитывающие наличие товаров на других складах, а не только на местных.

Оформите заказы на соответствующем сайте.

Автоматическое назначение заказа наиболее подходящему складу — одно из самых очевидных операционных преимуществ хорошо организованной многоскладской системы. Правильным складом может быть тот, который находится ближе всего к клиенту, тот, где имеется полный запас товаров, или тот, где сроки доставки самые короткие, исходя из возможностей перевозчика, работающего в данном регионе.

Без четких правил распределения это решение остается за каждым комплектовщиком заказов, который выбирает его по привычке или по умолчанию. Ошибки на складе приводят к отгрузкам с географически неэффективного склада, неоправданным транспортным расходам, а иногда и к отсутствию товара на одном складе, в то время как на другом оказывается избыток того же товара.

Обеспечьте надежность учета запасов.

Учет запасов на нескольких складах — одна из операций, наиболее подверженных расхождениям. На каждом складе свой темп работы, свои команды, а иногда и свои методы подсчета. Если данные не централизованы в едином инструменте, консолидация производится вручную, со всеми вытекающими отсюда рисками ошибок ввода данных, дубликатов или пропусков.

Программное обеспечение для управления складом позволяет планировать инвентаризацию по каждому складу, сравнивать подсчитанные количества с теоретическими в режиме реального времени и отслеживать каждое расхождение с указанием даты, лица, внесшего изменение, и причины. Такая отслеживаемость бесценна при закрытии бухгалтерских счетов и проведении внутренних аудитов.

Перемещение товаров между складами

Перемещение товаров между складами — наиболее распространенная операция в организациях с несколькими филиалами и один из крупнейших источников расхождений в инвентаризации, если она не документально оформлена. Неотслеживаемое перемещение создает «фантомные запасы»: товар покинул исходный склад, но еще не поступил на целевой склад. В течение этого времени он не принадлежит ни одному из складов в системе.

Ниже описаны этапы межскладской перевозки и необходимые документы:

Соблюдение этих шагов, даже в упрощенной форме, отличает отслеживаемую передачу средств от перемещения запасов, которое исчезает в «слепой зоне» бухгалтерского учета.

Как организовать хранение вещей на складах и в различных местах.

Управление несколькими складами не ограничивается знанием количества товаров на каждом из них. Оно также включает в себя структурирование физического пространства каждого склада таким образом, чтобы операции по комплектации, приемке и инвентаризации были эффективными и повторяемыми.

Первое, что нужно решить, это уровень детализации адресации. Склад можно разделить на зоны (приемка, хранение, отгрузка), затем на проходы, стеллажи и конкретные места. Уровень детализации должен быть пропорционален размеру склада и объему обрабатываемых товаров. Для небольшого склада площадью 200 м² не требуется такой подробный план адресации, как для склада площадью 2000 м².

Некоторые принципы работы, которые следует применять:

• Размещайте товары с высокой оборачиваемостью ближе к зонам отгрузки, чтобы уменьшить их перемещение во время подготовки заказа.
• Назначьте фиксированные места для товаров, которые регулярно поставляются, и зоны для хранения сезонных или разовых запасов.
• Необходимо стандартизировать правила именования объектов на всех складах: если на складе А обозначено «Зона А — Проход 3 — Уровень 2», а на складе В — «A3-2», сводные отчеты станут нечитаемыми.
• Для предотвращения путаницы при инвентаризации необходимо выделить отдельную зону для товаров, находящихся в пути между складами, от имеющихся запасов.

Структура местоположений в программном обеспечении для управления складом должна точно отражать физическую организацию. Место, существующее в системе, но отсутствующее на складе, или наоборот, является прямым источником расхождений в инвентаризации.

Пополнение запасов при распределении товара.

Пополнение складских запасов в организации с несколькими филиалами поднимает вопрос, с которым не сталкиваются компании с одним филиалом: следует ли заказывать товары у поставщика или переводить их с другого склада, где есть необходимые запасы?

Процесс принятия решений возможен только в том случае, если у менеджера есть информация об уровне запасов на всех складах в режиме реального времени. Без такой информации рефлексивно заключается в заказе у поставщика, даже если внутренний перевод был бы достаточным и более экономичным вариантом.

Организовать пополнение запасов на нескольких складах структурированным образом:

• Определите пороговые значения пополнения запасов для каждого товара и для каждого склада, принимая во внимание время перемещения между площадками и сроки поставки от поставщиков.
• Выделите центральный склад или «переключающий» склад, который будет в приоритетном порядке снабжать другие объекты и размещать заказы у поставщиков для всей сети.
• Различайте товары, хранящиеся на локальном складе (каждый склад управляет собственными запасами), и товары, хранящиеся на централизованном складе (один склад хранит и перераспределяет товары).
• Автоматизируйте оповещения о пополнении запасов, чтобы менеджер получал уведомление, как только на объекте будет достигнут определенный порог, и одновременно имел доступ к информации о запасах на других складах.

Распределение запасов по нескольким складам неизбежно усложняет процесс пополнения. Программное обеспечение для управления складом, которое в режиме реального времени объединяет данные со всех площадок, является единственным инструментом, позволяющим принимать такие решения на основе достоверной информации.

Электронные таблицы или программное обеспечение: ограничения, связанные с общими файлами.

Многие руководители очень малых и средних предприятий начинают управление несколькими складами с помощью общего файла Excel. Это бесплатное, быстрое и привычное решение. Оно работает, до определенного момента.

Ограничения быстро становятся очевидными:

• Общий файл не обеспечивает надежную обработку одновременного доступа: если два человека одновременно редактируют одну и ту же вкладку, возникают конфликты версий, и одна из двух записей теряется.
• Отследить изменения невозможно: невозможно узнать, кто изменил величину, когда и по какой причине.
• Перемещение грузов между складами необходимо вводить вручную в двух разных вкладках, при этом постоянно существует риск забыть ввести данные или допустить ошибку при вводе.
• Объединение данных из нескольких хранилищ основано на формулах, которые перестают работать, как только переименовывается вкладка или строка вставляется не в то место.
• Автоматического оповещения нет: менеджер должен самостоятельно отслеживать уровень запасов, не получая уведомлений в случае надвигающейся нехватки.

Переход на специализированное программное обеспечение для управления складом оправдывается не количеством товарных позиций или объемом запасов, а количеством людей, имеющих доступ к данным, и количеством объектов, которые необходимо координировать. Как только в дело вступают два склада и два пользователя, общий файл становится операционным риском.

Наиболее распространенные ошибки

Управляйте всеми депозитами в едином реестре.

Это самая распространённая первоначальная ошибка. Менеджер открывает второй склад, но продолжает управлять единым, унифицированным запасом, не различая места хранения. Количества верны на общем уровне, но никто не знает физического местонахождения товара. Первый заказ, который не может быть выполнен с правильного места хранения, выявляет проблему.

Не следует оформлять переводы официально.

Перемещение товаров с одного склада на другой без немедленной регистрации этого перемещения в системе приводит к расхождению в инвентаризации. Теоретически, на складе-отправителе имеется избыток запасов, а на складе-получателе — недостаток. Эти расхождения накапливаются и в конечном итоге делают данные об инвентаризации непригодными для принятия решений.

В зависимости от сайта используйте разные правила именования.

Когда каждое хранилище данных имеет собственное название, консолидация данных становится головной болью. Общие отчеты становятся непригодными для использования, и даже малейшее изменение физической планировки сайта требует трудоемкого ручного обновления в системе. Стандартизация правил с момента открытия второго хранилища данных позволяет избежать необходимости начинать все заново через шесть месяцев.

Пополняйте запасы, не консультируясь с другими складами.

Заказ товаров у поставщика без проверки наличия на складах в других местах приводит к ненужным закупкам и избытку запасов на местном уровне. Эта ошибка особенно дорого обходится товарам с низким спросом или коротким сроком годности, где избыток запасов напрямую приводит к убыткам.

Проведение инвентаризации в нескоординированном порядке

Если каждый склад проводит инвентаризацию в разные даты и с использованием разных методов, то ежегодная консолидация дает данные, не отражающие один и тот же временной период. Товар, перемещенный между двумя площадками в течение периода инвентаризации, может быть учтен дважды или не учтен вовсе. Координация дат окончания инвентаризации и процедур подсчета на всех складах имеет важное значение.

Предоставить всем пользователям одинаковые права во всех репозиториях.

Менеджер склада, имеющий возможность изменять данные о запасах на другом складе без контроля, создает риск непреднамеренных ошибок, которые трудно обнаружить. Права доступа должны быть настроены для каждого склада и роли: менеджер склада в Лионе может видеть и изменять данные Лиона, просматривать данные Бордо, но не может изменять их без одобрения.