Программное обеспечение для учета запасов отслеживает фактическое количество товаров, имеющихся в наличии, по каждому товару в любой момент времени. Это позволяет прекратить продажу отсутствующих на складе товаров и сделать повторный заказ до того, как они закончатся.
| Статья | депозит | Количество единиц |
|---|---|---|
| рюкзак объемом 30 л | Склад А | 48 |
| Дом де Плюи | Склад А | 120 |
| тесьма | Склад А | 7 |
| Водяной мешок | Склад B | 16 |
Каждая продажа, каждое поступление товара и каждая передача товара мгновенно обновляют количество.
Выставленный счет-фактура подтверждает отгрузку товара, накладная на приемку — его поступление на склад, перемещение — его дальнейшее движение. Вы никогда не вводите одну и ту же информацию дважды.
Минимальный порог срабатывает, когда еще остается время поставки от поставщика. В этом разница между спокойным размещением заказа и размещением заказа в спешке.
Расхождение исправляется путем внесения обоснованной и датированной корректировки. История сохраняет запись, позволяя нам понять происхождение расхождения, а не просто реагировать на него.
Склад пополняется за счет ваших счетов-фактур, квитанций и корректировок — все в одном месте.
Программное обеспечение для управления запасами регистрирует каждое перемещение товаров: поступление, продажу, перемещение между складами и корректировки после инвентаризации. База данных уровня запасов обновляется с каждой транзакцией, обеспечивая учет запасов в режиме реального времени, а не годовой снимок.
Этот тип инструмента управления разработан таким образом, чтобы им было легко пользоваться сотрудникам на местах, а не только бухгалтерам. Это крайне важно для обеспечения регистрации перемещений запасов по мере их совершения, что является единственным способом гарантировать точность данных об уровне запасов.
Инвентаризация — это физический подсчет в данный момент времени. Управление запасами — это постоянное управление количеством товаров на складе. Хорошее программное обеспечение для управления запасами выполняет обе функции: оно постоянно поддерживает теоретический уровень запасов и организует подсчеты, которые его подтверждают.
Многие компании проводят инвентаризацию только раз в год, в соответствии с требованиями процедуры закрытия отчетного периода. В результате обнаруживаются существенные расхождения, причина которых неизвестна. Регулярный мониторинг инвентаризации позволяет избежать подобных неприятных сюрпризов, распределяя ответственность на протяжении всего года.
Основная функция по-прежнему заключается в отслеживании в режиме реального времени. Каждая продажа, каждый чек и каждая передача товара мгновенно обновляют информацию о наличии товара на складе. Затем эти данные поступают в интернет-магазин, в заказы поставщиков и коммерческие предложения без необходимости повторного ввода.
Штрих-коды кардинально меняют процесс ввода данных. Сканирование кода занимает секунду и исключает ошибки при наборе текста. Для большинства малых предприятий достаточно мобильного приложения на смартфоне: нет необходимости вкладывать средства в специализированное оборудование для начала работы.
Установка порогового значения точки повторного заказа для каждого товара позволяет системе заблаговременно предупреждать о возможных проблемах. Программное обеспечение рассчитывает точку повторного заказа на основе данных о продажах и сроках поставки от поставщиков, а затем генерирует оповещение. Наиболее ощутимым преимуществом для малого бизнеса является предотвращение дефицита товаров.
Вместо единовременной общей инвентаризации, циклическая инвентаризация предполагает проверку нескольких позиций каждую неделю. Система учета предлагает список товаров для проверки в первую очередь, как правило, товаров с высокой оборачиваемостью. Процесс никогда не прекращается, и надежность постоянно повышается.
Создание отчетов — вот что отличает простую электронную таблицу от полноценного инструмента. Показатели уровня запасов, оборачиваемость по товарам, невостребованные товары, расхождения в количестве: эти анализы гораздо эффективнее помогают принимать решения о закупках, чем интуиция.
Облачное решение обеспечивает доступ с любого устройства, будь то в офисе или на складе. Каждый пользователь имеет свои собственные права доступа, и все видят одну и ту же информацию. Такая гибкость стала стандартом, даже для решений начального уровня.
функциональность | Что это дает | приоритет |
|---|---|---|
Отслеживание в реальном времени | Всегда в наличии идеальный запас товаров. | существенный |
Штрих-коды | Быстрый и безошибочный ввод данных. | существенный |
Пороговые оповещения | Меньше поломок | существенный |
Постоянная инвентаризация | Надежность без перебоев в работе бизнеса. | Важнo |
Rapports | Обоснованные решения о покупке | Важнo |
Многоскладское помещение | Отслеживание по месту хранения | По активности |
Войти в систему онлайн-продаж | Синхронизированные акции | По активности |
Оптимизация управления цепочкой поставок начинается с понимания ваших продаж. Программное обеспечение рассчитывает среднее потребление на единицу товара и предлагает оптимальное количество для заказа. Вы покупаете то, что продается, а не то, что безопасно, и денежные средства, замороженные в запасах, уменьшаются.
Автоматизация обновлений устраняет необходимость копирования и вставки данных между книгой заказов, электронными таблицами и интернет-магазином. Экономия времени на этих задачах освобождает несколько часов в неделю, которые затем можно реинвестировать в продажи или обслуживание клиентов.
Ручной ввод данных неизбежно приводит к расхождениям. Штрих-коды и автоматическое обновление практически исключают их. Надежный учет запасов предотвращает невыполненные обещания и отмену заказов, что обходится гораздо дороже, чем использование программного обеспечения для управления запасами.
Небольшой бизнес может управлять сотней товарных позиций на ходу. С тысячей это невозможно. Внедрение системы учета запасов до того, как это станет абсолютно необходимым, позволяет расти без необходимости срочно перестраивать всю организацию.
Существует множество бесплатных программ, подходящих практически для любых начальных задач. Бесплатная версия обычно рассчитана на одного пользователя, включает ограниченное количество примеров использования и базовые функции. Этого более чем достаточно для начала работы и позволяет протестировать метод перед переходом на платный тариф.
Учитывайте ограничения: бесплатный тариф, блокирующий экспорт данных, делает миграцию дорогостоящей. Проверьте это перед вводом тысячи статей; это единственный реальный недостаток бесплатных предложений.
Кроме того, цена рассчитывается за пользователя в месяц, иногда в зависимости от объема заказов. Также следует учитывать время на первоначальную настройку и необходимое оборудование для чтения. Общая стоимость остается умеренной, учитывая, что удается избежать лишь одного случая дефицита часто используемого товара.
Сравните годовую стоимость решения со стоимостью ненужных замороженных запасов и упущенной выгодой из-за дефицита товаров. В большинстве компаний этот расчет занимает всего несколько минут, а результат неоспорим.
Потребности розничного магазина, производственного цеха и интернет-магазина различны. Первому необходима система учета продаж и быстрое сканирование, второму — спецификации материалов и сырья, а третьему — синхронизация с интернет-магазином. Выбор программного обеспечения, подходящего именно для вашего типа бизнеса, позволит избежать разочарований.
Будет использоваться простое в использовании программное обеспечение; от комплексного, но сложного программного обеспечения в конечном итоге откажутся. Протестируйте три повседневные задачи: ввод чека, регистрация продажи и корректировка количества после подсчета. Если они занимают более тридцати секунд, переходите к следующей.
Проверьте возможность импорта вашей существующей базы данных и интеграции программного обеспечения с вашей системой выставления счетов, ERP-системой или веб-сайтом. Автономная система в точности воспроизводит проблему, для решения которой она была разработана, но с дополнительной проблемой двойного ввода данных.
Обзоры лучших программ для управления проектами выглядят очень похожими. Вместо этого сосредоточьтесь на двух конкретных критериях: возможности бесплатного пробного периода с использованием ваших собственных данных и качестве справочной документации на французском языке. Остальное выяснится в процессе использования.
Начните с очистки базы данных статей: удалите дубликаты, устаревшие ссылки, несогласованные метки. Импорт некорректно оформленного файла гарантирует сложный старт, и ни у кого не хватит терпения исправлять это потом.
Полный первоначальный подсчет обеспечивает отправную точку. Без него теоретический запас начинается с неверного значения, и все последующие расчеты наследуют эту ошибку. Это единственный шаг, который ни в коем случае нельзя пропускать.
Если программное обеспечение простое, достаточно короткого обучающего занятия: три демонстрационные операции и справочная информация, размещенная в месте хранения. Остальное осваивается в процессе работы, при условии, что у всех есть доступ и они знают, к кому обратиться с вопросом.
Управление запасами занимает не более десяти минут в день, если используется эффективная методика: ввод данных о поступлениях утром, автоматическое обновление уровня запасов отделом продаж и проверка уведомлений вечером. Именно эта стабильность, а не мощность программного обеспечения для управления запасами, имеет решающее значение.
Хорошая система учета позволяет отслеживать цепочку поставок: она показывает, когда нужно сделать заказ, в каком количестве и у какого поставщика. В этом случае нехватка товара становится исключением, связанным с поставщиком, а не внутренней ошибкой.
Небольшому бизнесу не нужны те же функции, что и крупной розничной сети. В идеале, следует начать с малого, используя бесплатный инструмент управления, а затем постепенно добавлять новые функции. Постепенная оптимизация лучше, чем развертывание большой системы, которой никто не пользуется.
Программное обеспечение для управления запасами ценно только в том случае, если данные остаются чистыми. Удаляйте неисправные товары, исправляйте описания и проверяйте закупочные цены ежеквартально. Эта работа по обслуживанию упрощает все остальное и предотвращает превращение инструмента в файл, которому никто не доверяет.
Создайте бесплатный аккаунт и отслеживайте свои статьи в режиме реального времени.
